Descrizione Modulo

Il modulo delle richieste di acquisto consente di gestire l’inserimento di un documento per effettuare delle richieste all’ufficio acquisto.

È un documento interno all’azienda.

È possibile andare a impostare un setup approvativo per scaglioni di importo ed è possibile sottoporre l’approvazione al controllo del budget residuo.

Setup

Setup contabilità fornitori

La gestione del modulo relativo alle RDA di Origins parte dal setup delle Richieste di acquisto. Per raggiungere il setup è necessario accedere alla pagina del “Setup contabilità fornitori”

I campi presenti nel setup sono i seguenti:

• Nr. RDA: numero di serie che verrà utilizzato per la numerazione delle RDA
• Nome Budget RDA: inserire il codice identificativo del budget che verrà utilizzato per il confronto con l’importo delle RDA. Se questo campo è vuoto il sistema non andrà ad attivare un controllo budget, andando solo a considerare il set autorizzativo delle RDA.
• Controllo dimensione Centro di Costo: se flaggato, il controllo sulla riga di RDA verrà effettuato confrontando esclusivamente le righe di budget con il medesimo centro di costo. Se disattivato il budget considerato nel controllo prescinde dal CDC, ma considera esclusivamente il conto di destinazione.
• Centro di lavoro: Verrà Tradotta in “Dim. Centro di Costo”
  All’interno di questo campo sarà necessario definire qual è la dimensione che verrà utilizzata per il controllo del Centro di Costo. Questo campo permette di definire quali valori mostrare all’interno del campo “Centro Di Costo” a livello di Riga RDA. In base alla dimensione definita all’interno di questo campo il sistema riporterà queste informazioni:
  • Se a livello “Dim. Centro di Costo” è stata inserita la dimensione globale 1 allora, a livello di riga RDA, alla validazione del campo “Dimensione Globale 1” il sistema deve popolare il campo “Cost Center” = Dimensione globale 1”;
  • Se a livello “Dim. Centro di Costo” è stata inserita la dimensione globale 2 allora, a livello di riga RDA, alla validazione del campo “Dimensione Globale 2” il sistema deve popolare il campo “Cost Center” = Dimensione globale 2”;
  • Se a livello “Dim. Centro di Costo” è stata inserita una dimensione NON globale allora il campo “cost Center” deve essere popolato a mano;

Categorie richieste di acquisto

Nella pagina “Categorie richieste di acquisto” vengono definite le categorie che caratterizzeranno le richieste di acquisto.

Per ciascuna categoria possono essere definiti i seguenti aspetti:

• RDA C/G  se attivato, le RDA con quella categoria saranno sottoposte al controllo del Budget di contabilità generale. Se non flaggato, tale controllo verrà saltato.
• Salta controllo budget in righe a zero à se flaggato, permetterà l’approvazione delle righe di RDA con importo pari a zero.
  

Setup utente

Nella pagina “Setup Utente” sono presenti alcuni campi indispensabili per la definizione delle autorizzazioni utenti, ai fini della gestione RDA. Nello specifico:

• Blocca inserimento RDA à se attivato, impedisce all’utente di inserire nuove RDA
• Nr. Richiedente RDA à deve essere indicata la risorsa che, per le RDA create da quell’utente, risulterà all’interno del campo “Nr. Richiedente”. Questo campo è anche la base per l’impostazione dei setup autorizzativi.
• Consenti lettura tutte rich. Acquisto à se non attivato consente all’utente di visualizzare solo le RDA da lui emesse.
  

Setup autorizzazioni RDA

Nella pagina “Setup autorizzazioni RDA” vengono definiti i responsabili approvativi per le RDA. Qui di seguito come impostare l’approvazione delle RDA.

1. Autorizzazione relativa all’utente.
   • Inserire a livello di ID Richiedente in Nr. Richiedente dell’RDA. (Risorsa inserita a livello di Setup Utente). Ogni utente, per poter creare le RDA dovrà avere una riga impostata all’interno di questa visualizzazione.
     2. Sarà quindi necessario compilare il campo “ID resp. Approvazione 1”. Questo può essere compilato in due modi differenti.
     3. Se la risorsa di riferimento ha un limite approvativo per le sue RDA a livello di “ID resp. Approvazione 1” si andrà ad inserire l’ID utente che riporta quella risorsa. Inserire a livello di Limite approvazione 1 l’importo per cui è autorizzata questa persona.
     4. Se la risorsa di riferimento non ha un limite approvativo per le sue RDA a livello di “ID resp. Approvazione 1” si andrà ad inserire l’ID del suo responsabile. Inserire a livello di Limite approvazione 1 l’importo per cui è autorizzato il responsabile.
     5. Una volta superato il limite approvativo 1 il sistema andrà a ricercare l’approvatore successivo in base alla “Categoria RDA” (Andando quindi nella seconda casistica).
2. Autorizzazione relativa alla categoria RDA
   • Per ogni categoria RDA sarà necessario impostare i relativi responsabili. I responsabili possono essere più di uno e devono essere popolati a partire dal campo “ID resp. Approvazione 2”. Ogni responsabile approvativo avrà il proprio limite. Una volta superato questo si andrà al responsabile successivo.
     

Controllo Budget

Il budget viene impostato a livello di pagina “Budget C/G”. Sarà possibile definire la dimensione che definisce il centro di costo all’interno della colonna

Il budget viene inserito per conto contabile. Il sistema riconosce se abbiamo Budget per un certo articolo attraverso l’utilizzo del campo “Conto Acquisti” presente a livello di “Setup Registrazione Generale” dove:

• Se il campo “Nr. Fornitore” è popolato a livello di RDA allora andrà a riprendere la “Categoria Registrazione Business” del Fornitore. In combinazione a questo si andrà a riprendere il campo “Categoria registrazione articolo servizio” presente a livello di anagrafica articolo/cespite/conto C/G
• Se il campo “Nr. Fornitore” non è popolato a livello di RDA allora andrà a riprendere la “Categoria Registrazione Business RDA” a livello di setup contabilità fornitori. In combinazione a questo si andrà a riprendere il campo “Categoria registrazione articolo servizio” presente a livello di anagrafica articolo/cespite/conto C/G
  

Richieste di acquisto

Creazione Richiesta di acquisto

La creazione di una richiesta di acquisto parte dalla pagina “Lista richieste di acquisto” selezionando la voce “Nuovo” dalla barra multifunzione.

La scheda della richiesta di acquisto è strutturata nel seguente modo:

• Testata, dove devono essere compilati i seguenti campi:
  • Descrizione: riportare una breve descrizione della RDA
  • Codice Categoria
  • Nr. Richiedente: viene compilato in automatico con la risorsa collegata all’utente che sta creando l’RDA
  • Nr. Fornitore: riportare il numero del fornitore se si sa il fornitore di riferimento
  • Valore dimensione globale 1/Valore dimensione globale 2
  • Data Consegna: tale data, oltre allo scopo indicativo per la consegna della merce richiesta, determina la competenza dell’RDA per il controllo Budget
• Righe, diversi campi vengono compilati riportando i valori di testata:
  • Codice Categoria
  • Nr. Fornitore
  • Ubicazione
  • Data Consegna
  • Valore dimensione (CDC): prevale quello di testata anche nel caso di articolo con dimensione già assegnata in anagrafica
    I campi da compilare, invece, sono i seguenti:
  • Tipo: compilato di default con il valore “Articolo”
  • Nr.
  • Quantità
  • Costo Unitario Diretto: obbligatorio solo se per la categoria RDA inserita in testata non è prevista la funzione “Salta controllo budget in righe a zero”

Flusso approvativo richiesta di acquisto

La richiesta di acquisto subisce un processo approvativo che porta il documento ad assumere diversi stati:

• Aperto à Stato iniziale e che si ripresenta in caso di riapertura del documento
• Attesa approvazione à l’RDA si trova in questo stato quando la richiesta di approvazione è già stata inviata, ma il documento non è ancora stato approvato. In questo stato è possibile creare Offerte ma non ordini (il sistema riporta lo stato a livello di riga e a livello di testata rimane lo stato “Attesa Approvazione”)
• Approvata il passaggio a questo stato nasce dall’approvazione del documento, e consente di creare offerte e ordini dalla richiesta di acquisto.
• Rifiutato

Una volta completata la compilazione dell’RDA, per poter inviare la richiesta di approvazione, l’utente che ha creato il documento dovrà selezionare la voce “Approva” nel menu di testata. Se l’importo della richiesta di acquisto supera il limite di autonomia di spesa previsto per l’utente, la richiesta di acquisto passerà allo stato “Attesa approvazione”; nel caso contrario, passerà direttamente allo stato “Approvato”.

Per approvare l’RDA, l’utente approvatore dovrà accedere all’RDA e selezionare la medesima voce nel menu di testata.

Per respingere la richiesta di acquisto, nel menu di testata dovrà, invece, essere selezionata la voce “Respingi”.

Rifiutando l’RDA, l’utente avrà la possibilità di inserire una descrizione della causa del rifiuto, che sarà visualizzabile all’utente che ha richiesto l’approvazione del documento, dalla factbox “Note RDA”.

L’RDA può essere riaperta esclusivamente dall’utente che l’ha creata. Per riaprirla, nel menu di testata selezionare la voce “Riapri”.

Stati RDA

Una volta creata l’RDA sarà quindi necessario approvare la stessa (selezionando “Approva”). Gli stati che può assumere l’RDA sono i seguenti:

• Se l’importo dell’RDA è nullo:
  • Se si è selezionata una Categoria RDA che ha attivo il flag “Salta Controllo budget per le righe a zero” il sistema andrà ad implementare il flusso approvativo standard portando l’RDA in stato:
    • Approvato: Se l’utente che ha creato l’RDA ha un limite approvativo;
    • Attesa approvazione: Se l’utente ha un limite approvativo nullo. Il sistema popolerà il campo “ID Responsabile approvazione” con l’utente che dovrà approvare l’RDA (Autorizzazione relativa all’utente, caso B);
  • Se si è selezionata una Categoria RDA che NON ha attivo il flag “Salta Controllo budget per le righe a zero”: Attesa Approvazione;
• Se l’importo RDA NON è nullo:
  • Se si rispetta il Budget:
    • Approvato: Se l’utente ha un limite approvativo maggiore della relativa RDA;
    • Attesa Approvazione: Se l’utente ha un limite approvativo minore della relativa RDA. Il responsabile approvativo inserito a livello di testata RDA sarà quello relativo alla categoria di RDA (ID Responsabile approvativo 2 per Categoria RDA);
    • Attesa Approvazione: Se l’utente non ha un limite approvativo Il responsabile approvativo inserito a livello di testata RDA sarà quello inserito a livello di Utente (ID responsabile approvativo 1)
  • Se non si rispetta il budgetà il sistema fa roll-back mantenendo lo stato di partenza (APERTO)

Controllo Budget

Il controllo sul budget viene effettuato al momento dell’invio della richiesta di approvazione.

Il controllo prevede il confronto tra l’importo totale dell’RDA e il budget residuo per il periodo in cui ricade la “Data Consegna” del documento.

Il budget residuo è ottenuto dalla differenza tra Budget iniziale e la somma di Altre RDA, Ordini di acquisto, fatture di acquisto e carichi non fatturati che gravano sul medesimo conto e, se previsto, sul medesimo centro di costo.

In caso di superamento del budget, il sistema impedire l’invio della richiesta di approvazione con un messaggio di errore dove sarà riportata l’evidenza del superamento del budget residuo. Il sistema, se si supera il budget, andrà a lasciare lo stato invariato.

È presente, inoltre, una factbox nella scheda della RDA dove è riportata l’evidenza del budget residuo, considerando l’importo totale anche dell’RDA in cui questa viene visualizzata. I campi saranno tutti navigabili, permettendo la visione dei documenti interessati.

Il controllo budget considererà tutto l’anno in cui è compresa la data di creazione dell’RDA, indipendentemente dalle modalità con cui verrà inserito.

Creazione documenti acquisto da RDA: offerta e ordine

Dalle righe della richiesta di acquisto è possibile creare offerte e ordini di acquisto con l’apposita funzione. Per creare il documento d’acquisto, selezionare le righe di RDA che si intende cumulare in unico documento e, dal menu di riga, selezionare “Funzioni” à “Crea Doc. Acquisto”.

Nella maschera che si aprirà compilare i seguenti campi:

• Tipo documento à campo option che consente di decidere se creare/cumulare un’offerta o un ordine
• Crea à flaggare se si desidera creare un nuovo documento
• Fornitore à compilare solo se non presente nell’RDA (oppure se si vuole creare un’offerta per un fornitore diverso da quello presente in RDA)
• Cumula à flaggare se si desidera cumulare le righe di RDA ad un documento già esistente
• Nr. documento à selezionare il documento su cui si intende riportare le righe di RDA
  

Per visualizzare i documenti di acquisto creati, posizionarsi sulla riga desiderata e, dal menu di riga, selezionare la voce “Riga” à “Riga documento di acquisto”

Il sistema andrà ad aggiornare i costi unitari di RDA quanto:

• Si andrà a definire un’offerta come definitiva;
• Si andrà a creare un ordine per l’RDA di interesse.