Creare modelli precompilati per automatizzare i campi essenziali nei documenti di acquisto o vendita.                                                                                                                                                                          

Descrizione Modulo

Questo modulo permette di impostare dei modelli di documento precompilati con alcune informazioni essenziali legate alla tipologia di documento che si vuole gestire.

Consente quindi di configurare i campi da compilare automaticamente alla creazione di un documento di acquisto o vendita.

Sarà poi possibile selezionare, alla creazione di un nuovo documento, il modello necessario in modo di popolare tutti i campi configurati. 

Setup

Setup Origins

Sul “Setup Origins” è necessario attivare la funzionalità tramite il flag “Attiva Modelli Documento”.

Modelli documento

Lista modelli documento

Sulla “Lista modello documento” occorre creare tanti codici quanti sono i modelli che si vogliono gestire sia lato vendite sia lato acquisti inserendo codice e descrizione.

È possibile usare lo stesso codice modello per più tipi documento, sia lato acquisto che lato vendite.

Lista modelli documento Vendita e Acquisto

In queste pagine si possono definire per ogni tipologia di documento quali sono i modelli tra cui sarà possibile scegliere alla creazione del documento stesso.

Per ogni tipo documento è possibile definire un modello di default che viene utilizzato dal sistema:

• In caso di procedure automatiche che generano documenti senza definire uno specifico modello documento.
• Nel caso in cui per quel tipo documento sia definito un solo modello. 

Per ogni combinazione di tipo documento e modello documento si possono definire i campi che si vogliono gestire con proposte automatiche sul documento, alla creazione dello stesso.

Sarà quindi possibile associare lo stesso Codice Modello a Tipi di documento differenti (ed appartenenti ad aree differenti vendite o acquisti) con predisposizioni automatiche diverse. 

Selezionando l’azione “Nuovo” sarà possibile configurare un nuovo documento. 

Il primo campo da compilare sarà il “Tipo documento”, selezionare qui la tipologia di documento per la quale creare il modello: Offerta, Ordine, Fattura, Nota di credito, Ordine programmato o Ordine di Reso. 

Selezionare nel campo “Codice Modello documento” il modello da utilizzare e poi semplicemente compilare i campi che vorremmo compilare in automatico per questa tipologia di documento con i valori da inserire sui documenti creati.

Qui è possibile poi indicare i campi che si vogliono gestire come default.

Se compilati alla selezione del modello sul documento questi prevarranno su ogni altra impostazione derivate dal cliente / fornitore.

Conversione offerta – ordine

All’interno di un modello per tipo documento = Offerta, sia di acquisto che di vendita, è possibile definire quale modello documento associare nel caso in cui questa venga convertita in ordine:

Alla conversione di un’offerta in ordine, tutti i campi del modello documento ordine avranno priorità rispetto ai dati presenti in origine in offerta o ai dati dell’anagrafica cliente.

Quindi nel caso in cui si siano modificati dei dati all’interno dell’offerta questi verranno persi.

Solo nel caso in cui alla conversione dell’offerta, si accetti la ri-validazione dei dati presenti in anagrafica cliente, questi avranno il sopravvento sia sui dati modificati in offerta sia su quelli presenti nel modello documento ordine.

Funzionalità

Segue spiegazione con un ordine di vendita, ma la procedura è speculare per tutte le tipologie. 

Dalla lista “Ordini di vendita”, cliccando su Nuovo, se è presente per quel tipo documento più di un modello ci sarà la possibilità di selezionare il modello da utilizzare e in base a questa scelta verranno compilati i campi del nuovo documento.

Selezionando il modello che si vuole utilizzare e cliccando su ok, verrà creato l’ordine con i campi preimpostati sul modello. 

Il codice modello sarà visibile sulle liste documenti da registrare ed anche su quelli registrati. 

Nel caso in cui sia presente un solo modello documento per quella tipologia non verrà aperta la lista della selezione ma verrà reperito direttamente l’unico modello disponibile.