Descrizione Modulo

Questo modulo consente di gestire la rendicontazione delle spese in BC.

L’inserimento delle note spese potrà essere fatto sia dal singolo dipendente sia dall’amministrazione per più dipendenti.

È previsto un flusso approvativo con l’individuazione di un responsabile. Una volta approvata la nota spese, l’amministrazione può generare la fattura al dipendente.

Setup

Setup utente

Nel setup utente vanno innanzitutto definiti, per ogni utente di BC, i seguenti campi:

• Nr. fornitore nota spese: da specificare con un fornitore generico o specifico per utente, verrà proposto in automatico sulla testata della nota spese
• Amministratore nota spese: disciplina se l’utente può approvare le note spese. Gli utenti con questo flag attivo potranno approvare tutte le NS, mentre gli utenti con il flag non attivo non potranno approvare nessuna NS.
• Modifica addebitabile: da flaggare per tutti gli utenti per i quali si vuole che sia editabile il flag “Addebitabile” sulle righe note spese.

Setup Origins

Sul Setup Origins è necessario compilare i seguenti campi:

• Nr. serie Note Spese: numeratore delle note spese
• Nr. serie Fatture Note Spese: numeratore che verrà utilizzato per la contabilizzazione della fattura al fornitore dipendente. Si consiglia di associare un registro IVA “fuori campo” dedicato
• Crea Movimento Contabile per Fattura

Spese di trasferta

Nella suddetta tabella devono essere gestite tutte le tipologie di spesa previste:

Ad ogni spesa deve essere associato:

• Codice: Codice della spesa
• Descrizione: che verrà riportata in riga Nota Spese
• Unità di Misura Def.: per avere la proposta automatica sulle righe delle note spese
• Prezzo Unitario Def.: viene riportato in riga Nota Spese (es. costo per Km)
• Categoria Spesa: serve per identificarne il conto di costo. (Vedi 2.4)
• Tipo spese: identifica la tipologia di spesa. È importante la definizione– per la gestione automatica degli anticipi – che venga inserita una sola riga di tipo Anticipo.
• Su Libro Unico

Categoria spesa

Nella tabella Categoria spese verranno elencate le varie tipologie di spese rilevabili, con il collegamento al conto di costo.

Nella colonna Nr. Conto inserire il conto da rilevare in Co.Ge in caso di Carta Credito Aziendale, e in Nr. Conto inf. Limite o superiore limite inserire il conto da utilizzare per generare la fattura passiva. Prevedere anche la Categoria “Anticipi”. Se i campi “Nr. conto inf. limite” e “Nr. conto sup. limite” non vengono compilati, non sarà possibile contabilizzare le spese oltre il limite di approvazione stabilito.

Compilare La Cat. Reg. Art. serv. Iva per proporla automaticamente sulle righe di fattura, se vuoto nel conto c/g.

Task commessa

Nel caso in cui si vogliano contabilizzare le note spese su commessa è necessario marcare i task di commessa che possono essere richiamati sulle righe di nota spese.

Su questi, occorre attivare il flag “Task Note Spese”:

Funzionalità

Inserimento Nota Spesa

Dalla pagina “Note spese trasferta” cliccare su nuovo per inserire in BC una nuova nota spese.

In testata compilare i seguenti campi:

• Nr. fornitore: se presente nel “Setup utente” viene compilato in automatico (è il fornitore su cui viene contabilizzata la fattura d’acquisto generata dalla NS)
• Risorsa: se la NS viene inserita dal dipendente per rendicontare le proprie spese personali, compilare il campo in modo che venga riportato su tutte le righe, altrimenti dovrà essere definito sulla singola riga
• Da data – a data: inserire il periodo di riferimento (nell’esempio si ha una rendicontazione mensile)
• Importo anticipo: nel caso in cui al dipendente venga accordato un anticipo per la trasferta, va riportato l’importo dell’anticipo utilizzato per il periodo inserito (non inserire un importo superiore alle spese sostenute). All’inserimento dell’importo relativo all’anticipo viene inserita automaticamente una riga in modo che venga considerato nel calcolo totale delle spese.
• Codice Valuta Anticipo: Nel caso l’anticipo venisse erogato in valuta specificare qui il codice valuta

All’inserimento dell’importo relativo all’anticipo viene inserita automaticamente una riga con importo uguale all’importo anticipo, ma negativo, in modo che venga considerato nel calcolo totale delle spese.

Le righe devono poi essere compilate dall’utente con le spese sostenute dal dipendente nel periodo specificato.

Le spese potranno essere imputate a commesse specifiche utilizzando i campi evidenziati in giallo.

L’utente potrà modificare sia la valuta della spesa (in base alla valuta di pagamento) sia il tasso di cambio della spesa stessa (tramite assist-edit evidenziato nell’immagine sopra).

Nel caso in cui alcune spese fossero state pagate dal dipendente con carta di credito (aziendale), va flaggato sulle righe il campo relativo:

Nel caso in cui la spesa pagata con Carta di Credito fosse giustificata con una Fattura attivare il campo “fattura” ed indicare il fornitore nel campo “Fornitore costo”.

Nella factbox laterale è presente una sezione “Allegati” in modo che il dipendente possa allegare i giustificativi.

Nella barra multifunzione è disponibile la funzione di stampa:

Report di esempio:

Terminato l’inserimento, la NS deve essere rilasciata:

Verrà quindi spostata nella visualizzazione delle Note Spese Rilasciate

Approvazione Nota Spesa

Dalla page delle Note spese Rilasciate il responsabile del dipendente può procedere al controllo e alla sua approvazione.

Diversamente può essere riaperta eventualmente inserendo nelle “Note” presenti nella factbox il motivo del rifiuto.

Registrazione spese carta di credito

Quando il dipendente utilizza la carta di credito aziendale riporterà il flag “Carta di credito” sulle righe di spese corrispondenti.

Per contabilizzare queste righe l’amministrazione dovrà utilizzare il report “Crea mov. C/G carta credito” (tale funzione va lanciata prima di generare dalle NS le fatture di acquisto):

Specificando un batch contabile dedicato (se la rendicontazione delle spese prevede anche la registrazione su commessa allora utilizzare il giornale ‘COMMESSE’) e il conto di contabilizzazione della carta di credito.

Può essere impostato un filtro per singola nota spese. Verranno considerate solo quelle in stato “Approvato”:

La procedura rileverà il costo di tutte le righe delle NS aventi il flag Carta di Credito Aziendale attivo con contropartita uno dei conti indicati nel report a seconda che la spesa pagata con c/c aziendale abbia o meno il flag “fattura” attivo, nella NS. Le righe saranno parcheggiate nel batch da registrare. Nel caso in cui la nota spesa fosse registrata su commessa, verrà compilato il batch “Registrazioni commesse in C/G” per valorizzare contestualmente il costo in contabilità e l’utilizzo sulla commessa.

Si può quindi procedere – per la stessa NS – alla creazione della fattura per le spese per cui non è stata utilizzata carta di credito.

Una volta create le registrazioni per le Carte di credito è possibile rigenerarle per la stessa NS, solo se attivo il flag “Ricrea righe registrazione” nel report.

Creazione e registrazione fattura

Dalla Lista delle Note Spese Approvate si può procedere alla creazione della fattura d’acquisto:

La nota spese viene spostata nella Lista Note Spese Archiviate

Da qui si può aprire la fattura provvisoria generata, e quella definitiva una volta registrata.

Nelle righe della fattura d’acquisto vengono totalizzate le spese inserite dal dipendente deducendo anche l’anticipo conferito, naturalmente non vengono rilevate le spese pagate con Carta di credito aziendale:

Generando una scrittura contabile di questo tipo:

Dove viene rilevato l’anticipo dato, il costo delle spese ed il debito nei confronti del dipendente.

Nel caso in cui la nota spese fosse contabilizzata su commesse, sulle tighe della fattura generata vengono riportati codice commessa e nr. task.

In fase di registrazione vengono generati anche movimenti contabili commesse di tipo “utilizzo”.

Report

Note spese

Questo report permette di avere una stampa della nota spese approvata ma non archiviata.

Nelle opzioni è possibile stabilire se si vogliono vedere tutte le righe o solo le righe appartenenti ad una categoria specifica (Prepagato, carta di credito e addebitabile).

Note spese dipendente

Questo report sintetizza, per un periodo impostato in request page, per ogni singolo dipendente il totale delle singolo voci di spesa presenti nelle note spese.

Note spese dipendente

Questo report sintetizza, per un periodo impostato in request page, per ogni singola commessa e task di commessa il totale delle spese rendicontate su ogni singola voce di spesa.