Sollecitare le consegne in ritardo ai fornitori, creando e inviando via mail la lista dei documenti in attesa di evasione.

Descrizione Modulo

La funzionalità descritta nella seguente documentazione consente di generare dei solleciti di consegna destinati ai fornitori contenenti tutte le righe ordine non ancora evase e scadute. 

Si può definire tramite un setup sul fornitore se questo deve essere soggetto a sollecito e quindi un tempo di tolleranza per la creazione del sollecito stesso rispetto alla data di consegna.

Setup

Setup Origins 

Per attivare la funzionalità è necessario impostare a TRUE il campo “Attiva Solleciti di consegna” nel tab Aree di applicazione:

Attivando il flag, il client sia riavvierà automaticamente, la funzionalità sarà attiva e tutte le pagine e i campi per la gestione della funzionalità saranno visibili. 

Sempre all'interno del setup Origins verrà mostrato il tab Solleciti consegna in qui verranno mostrati due campi:

• Nr. serie solleciti: inserire qui il Nr. di serie da ssegnare automaticamente alla creazione dei solleciti
• Data di riferimento solleciti: è possibile scegliere tra diverse opzioni di data riferimento per il calcolo dei giorni di ritardo (data carico prevista, data carico richiesta, data carico promessa)

Termini sollecito consegna

Utilizzando la barra di ricerca in alto a destra è possibile aprire la lista dei Termini solleciti consegna:

In questa tabella si possono codificare i termini di creazione dei solleciti. 

Nel campo “Minimo giorni in ritardo” è possibile indicare i giorni minimi che devono intercorrere tra la data di carico prevista e la data di creazione del sollecito perchè la riga documento inevasa venga inclusa all'interno del sollecito stesso. 

Anagrafica fornitore

Per ogni fornitore è possibile stabilire come e quando creare i solleciti di consegna indicando nell'apposito campo di anagrafica il codice del termine di consegna. 

Il campo da popolare in anagrafica è “Codice termini sollecito consegna” nel tab Carico:

Se il campo in anagrafica resta vuoto significa che il fornitore non è soggetto alla creazione dei solleciti.

Funzionalità

Creazione solleciti

Per poter creare i solleciti consegna, utilizzare la barra di ricerca in alto a destra e selezionare Lista solleciti consegna:

Dalla lista utilizzando la funzione Crea presente nella barra funzionale in alto verrà aperta una request page all'interno della quale è possibile impostare dei filtri utilizzando i campi disponibili sia sulle testate degli ordini di acquisto che sulle righe degli stessi documenti:

Il sistema scorrerà tutte le righe ordine di acquisto che hanno:

• Quantità inevasa > 0 
• Non sono inseriti in un carico cumulativo o in un carico warehouse
• Non sono già presenti in un altro sollecito non ancora emesso

Il sistema considera anche righe di tipo non Articolo (come ad esempio Conti CG o Risorse) per assicurarsi di sollecitare eventuali servizi non erogati.

In base alle righe trovate e ai fornitori gestiti il sistema creerà un sollecito per fornitore contenente tutte le righe documento in ritardo. 

Tutti i solleciti vengono creati in stato aperto e mostrano la data di creazione del documento e il termine di sollecito.

Aprendo il documento si possono vedere:

• Testata
  • Nr., Nome e indirizzo del fornitore
  • Contatto di riferimento
  • Data di registrazione
  • Data documento
  • Data scadenza
  • Cod. termine sollecito
  • Stato, viene gestito automaticamente
• Righe
  • Nr. e Nr. riga ordine acquisto di riferimento
  • Tipo, Nr., Cod. variante, Nr. riferimento articolo, Descrizione e unità di misura, ripresi dalla riga ordine di riferimento
  • Quantità, mostra la quantità ordinata
  • Quantità residua, indica la quantità ancora inevasa sulla riga ordine
  • Date, date di carico inserite a livello di riga ordine
  • Giorni di ritardo, calcolati come differenza tra la data di lancio del report di creazione e la data di carico di riferimento impostata a setup

All'interno dei solleciti è possibile anche inserire righe manuali scegliendo l'ordine per effettuare il collegamento.

Tramite le funzioni di testata del documento è possibile gestirne il Rilascio, la riapertura e la stampa. 

Quando un sollecito è in stato = Rilasciato risulterà non editabile.

Emissione solleciti

Utilizzando la funzione Emetti presente sulla lista dei solleciti di consegna si aprirà una request page in cui è possibile effettuare diverse operazioni:

• Emetti: consente di emettere il documento. L'emissione porta una modifica dello stato del sollecito in Emesso, il documento viene riportato all'interno della lista dei solleciti emessi. Per poter emettere il sollecito è necessario che questo si trovi in stato Rilasciato.
• Stampa: emettere anche la stampa contestualmente all'emissione del sollecito
• Invia mail: consente l'invio mail al fornitore della stampa sollecito, anche questa avviene contestualmente all'emissione.

La stampa e l'invio mail è subordinata all'emissione del sollecito, quindi i flag verranno attivati automaticamente. 

Di default la request page mostrerà un filtro per il sollecito su cui si è posizionati, ma è possibile eliminarlo o modificarlo per effettuare l'azione su più solleciti contemporaneamente. 

I solleciti emessi scompaiono dalla Lista solleciti consegna e vengono spostati in Solleciti consegna emessi:

Il sollecito emesso si presenta allo stesso modo di quanto descritto sopra con lo stato modificato in Emesso:

Nel caso in cui sia stata inviata la mail contestualmente all'emissione, il sollecito emesso nascerà con il flag Mail inviata = TRUE.

Se invece la mail non è stata inviata in precedenza, è possibile utilizzare la funzione di Invio mail sulla testata dei solleciti emessi:

Allo stesso modo si può effettuare una ristampa: