Descrizione Modulo

Questo modulo consente di riportare a sistema i contratti di acquisto con i fornitori e di generare automaticamente le relative fatture di acquisto. Si tratta solitamente di contratti di manutenzione o assistenza, che hanno una periodicità di fatturazione fissa, per un determinato periodo di tempo.

Setup

Setup Origins

Sul Setup Origins è necessario attivare il flag “Attiva modulo contratto di acquisto”.

Occorre inoltre impostare, nel tab “Contratto acquisto” un numeratore che verrà utilizzato in fase di creazione del contratto stesso.

Funzionalità

Contratti di acquisto

Dalla lista “Contratti di acquisto” si possono creare nuovi contratti o visualizzare contratti esistenti, tramite le funzioni standard.

TAB “GENERALE”

Sono presenti il Nr. del contratto, ereditato dal numeratore impostato precedentemente sul Setup Origins, e tutte le informazioni del fornitore, che vengono riportate automaticamente all’inserimento del codice fornitore. Sono inoltre presenti alcuni campi specifici del contratto:

• Data contratto
• Valido da: data inizio validità del contratto. È un campo obbligatorio per la creazione delle righe ed è modificabile fino a quando nessuna riga del contratto risulta essere modificata.
• Valido fino al: data fine validità del contratto. È un campo obbligatorio per la creazione delle righe ed è modificabile fino a quando nessuna riga del contratto risulta essere modificata
• Periodicità fatturazione: indica la periodicità del contratto. Può contenere un valore come 1M/2M/1A/ecc., è un campo obbligatorio per la creazione delle righe ed è modificabile fino a quando nessuna riga del contratto risulta essere modificata
• Fatturazione rata: indica se la fatturazione del contratto debba avvenire in via posticipata o anticipata. È modificabile fino a quando nessuna riga del contratto risulta essere modificata
• Descrizione: se si vuole aggiungere una descrizione al contratto
• Stato: può essere aperto o rilasciato. Se attivo un MDW, viene pilotato tramite il flusso approvativo
• Creato da: alla creazione del contratto viene inserito l’utente di Business Central che ha creato l’anagrafica contratto
• Contratto: campo che somma gli importi contenuti nella tabella “Movimenti contratto”. Viene valorizzato al momento del rilascio.

TAB “DETTAGLI”

In questo tab i dati vengono ereditati in automatico dall’anagrafica fornitore, in seguito all’inserimento del codice fornitore nel tab Generale, possono comunque essere modificati dall’utente in caso di necessità.

RIGHE

In questo tab vanno inserite tutte le righe che compongono le varie rate del contratto.

NB: nelle righe, nel campo “Costo unitario diretto rata IVA esclusa”, occorre inserire l’importo della singola rata.

Movimenti contratto

Dalla action “Movimenti contratto” è possibile visualizzare tutti i movimenti del contratto, che vengono creati quando il contratto di acquisto viene rilasciato.

I campi più rilevanti sono:

• Data di registrazione: data calcolata in base a quanto definito sulla testata del contratto. Se il contratto è anticipato, verrà riportato il primo giorno del periodo impostato come periodicità del contratto, se è posticipato, verrà riportato l’ultimo giorno.
• Tipo: riportato in base a quanto inserito sulle righe del contratto
• Nr.: riportato in base a quanto inserito sulle righe del contratto
• Descrizione: riportato in base a quanto inserito sulle righe del contratto
• Valuta: ereditato dalla testata del contratto
• Importo rata: ereditato dall'importo della rata della riga del contratto
• Importo rata (VL): ereditato dall'importo della rata della riga del contratto
• Da fatturare: per marcare le righe che si vogliono fatturare.
• Importo da fatturare: quando viene flaggato il campo precedente, in questo campo viene proposto di default l’importo residuo della rata, che rimane comunque modificabile manualmente.
• Importo da registrare: somma di tutte le fatture provvisorie generate dalla riga di contratto
• Importo registrato: somma di tutte le fatture registrate dalla riga di contratto
• Ultimo nr. fattura: viene riportato il numero della fattura provvisoria o definitiva quando è contabilizzata.
• Riga chiusa: per marcare una riga chiusa pur non essendo completamente fatturata

Tutti i campi della tabella “Movimenti contratto” non sono modificabili, ad eccezione dei campi “Da fatturare” e “Importo da fatturare” e “Riga chiusa”.

Sui movimenti contratto sono presenti due funzioni per permettere la fatturazione:

• Crea fattura acquisto
• Collega a fattura acquisto

Crea fattura acquisto

Tramite questa funzione è possibile generare una nuova fattura di acquisto provvisoria.

Per farlo, è necessario attivare il flag “Da Fatturare”, il sistema compila il campo “Importo da fatturare” con l’importo residuo da fatturare della rata. Questo campo è modificabile dall’utente per permettere la fatturazione parziale delle rate. Ovviamente il sistema controlla che l’importo da fatturare imputato dall’utente non ecceda l’importo della rata sommato all’importo registrato e l’importo registrato da fatturare. In questo caso comparirebbe il seguente errore:

A questo punto l’utente può procedere alla creazione della fattura tramite l’apposita action.

Viene quindi aperta la fattura provvisoria appena creata e sui movimenti contratto, sulle righe per le quali è stata generata fattura, viene compilato il campo “Ultimo Nr. fattura” con il protocollo provvisorio del documento.

Se si prova a creare una fattura su una riga del movimento senza il flag “Da fatturare”, compare il seguente errore:

Se si prova a creare una fattura selezionando righe con date di registrazione diverse, compare il seguente errore:

Quando viene registrata la fattura, sui movimenti del contratto vengono aggiornati i campi “Importo registrato” e “Ultimo nr. fattura” con il protocollo definitivo.

Collega a fattura acquisto

Tramite questa funzione è possibile collegare una o più righe del movimento del contratto ad una fattura di acquisto provvisoria già presente a sistema, ad esempio perché importata come fattura elettronica, in modo da farla risultare “evasa”.

Per utilizzarla, è necessario attivare il flag “Da Fatturare”, il sistema compila il campo “Importo da fatturare”, con l’importo residuo della rata. L’importo è comunque modificabile manualmente.

L’utente può quindi procedere con il collegamento della fattura tramite l’apposita action.

Viene aperta la lista delle fatture passive del fornitore ed occorre selezionare la fattura da collegare al movimento del contratto.

Dopo aver scelto la fattura, questa viene aperta.

Navigazione fatture generate da Movimenti contratto

Apri ultima fattura collegata

Dal movimento del contratto di acquisto utilizzando la action “Apri ultima fattura collegata” è possibile aprire la fattura, provvisoria o definitiva, presente nel campo “Ultima fattura”

Importo registrato da fatturare

Tramite il campo “Importo registrato da fatturare” è possibile visualizzare tutte le righe delle fatture di acquisto ancora da registrare che sono state generate dalla rata del contratto.

Importo registrato

Tramite il campo “Importo registrato” è possibile visualizzare tutte le righe delle fatture di acquisto registrate che sono state generate dalla rata del contratto.