Descrizione Modulo
Questo modulo consente di gestire le proforma nel sistema, in particolare è possibile:
- Creare una o più proforma da un ordine di vendita;
- Creare una o più proforma da un’offerta di vendita;
- Generare la riga di incasso anticipato direttamente dalla proforma generata
-
Stampare la fattura proforma
Setup
Setup Origins
In Setup Origins è necessario attivare il flag “Modulo avanzato proforma”:
Una volta attivato il flag il sistema riaggiorna il client di BC e, successivamente, compilare i campi nel tab “Proforma”:
Dove:
-
Nr. Serie Proforma: numeratore utilizzato in fase di creazione della proforma.
-
Tipologia conti: serve per la generazione della riga di incasso della proforma:
- se compilato con “Cliente” l’incasso verrà creato sul cliente indicato nell’ordine/offerta e quindi sulla proforma (Fatturare a-Codice)
-
se compilato con “Conto C/G” occorre poi indicare nel campo successivo “Conto anticipi clienti” il conto c/g su cui verrà originata la riga dell’incasso.
-
Nome Def. registrazione proforma: indicare il template di registrazione in cui si vuole originare la riga di incasso.
- Nome batch proforma: indicare il batch di registrazione in cui si vuole originare la riga di incasso.
Setup stampa Proforma
In “Selezione report – Vendite” per il tipo Utilizzo = Fattura proforma impostare l’ID report della stampa di Origins.
Funzionalità
Creazione fattura proforma da ordine
Una volta attivato il modulo, nelle righe di ordini e offerte di vendita verrà valorizzato di default il flag “Aggiungi a fattura proforma”.
Il campo è editabile, quindi se una riga non è da trasferire nella proforma può essere rimosso il flag.
Una volta rilasciato il documento sarà possibile generare la fattura proforma.
In “Funzioni “ - “Proforma” sono state aggiunte le due action per la generazione della proforma e della proforma a Saldo. Le tre action sono abilitate solo quando il documento è rilasciato:
Sulla testata degli ordini e offerte di vendita è presente il campo flowfield “Proforma generate” che mostra il nr. di proforma generate da quel documento.
La proforma creata si trova sulla lista “Fatture proforma”.
Le date presenti sulla proforma corrispondono alla data di registrazione dell’ordine, mentre se creata dall’offerta, le date saranno uguali alla data documento dell’offerta.
Inoltre, viene indicato nel campo “Nr. documento origine” il numero dell’offerta/ordine da cui è stata generata.
Il campo “importo da incassare” viene popolato in modo automatico dal sistema solo sulla prima proforma originata e viene calcolato in base alle condizioni di pagamento presenti sul documento di origine. Può essere comunque modificato dall’utente.
Le righe della fatture proforma vengono copiate da quelle dell'ordine ma possono essere modificate manualmente.
Generazione saldo proforma
Dall’ordine/offerta di vendita può essere originata anche la fattura proforma a saldo.
Il campo “importo da incassare” presente sulla proforma a saldo verrà popolato dal sistema con la differenza tra importo ordine/offerta e “importo da incassare” della/e proforma già creata/e dall’Ordine/Offerta.
Non sarà possibile generare questa proforma se:
-
sono state create delle proforme il cui importo da incassare è uguale al totale dell’ordine/offerta;
-
non è stata generata alcuna proforma
Generazione fattura proforma “libere”
Le fatture proforma possono essere generate dall’ordine/offerta di vendita con l'azione “Crea proforma libera”. Con questa tipologia si può generare una fattura proforma legata all'ordine di vendita sulla quale non vengono inserite righe: sarà l'utente a compilare le righe a proprio piacimento.
In alternativa, le fatture proforma possono anche essere generate direttamente dalla lista “Fattura proforma” con l'azione Nuovo:
Sulle righe di proforma è possibile aggiungere manualmente il riferimento all'offerta o ordine utilizzando i campi presenti sulla riga:
Invio mail
Le proforma possono essere inviate tramite mail utilizzando l'azione “Invia mail”. L'indirizzo mail che verrà utilizzato è quello che ha il flag su Fattura.
Stampa fattura proforma
La fattura proforma può essere stampata dall’action “Fattura proforma” presente sia sulla lista che sulla card:
Allegati e note
Alla fattura proforma è possibile allegare file e inserire note attraverso la factbox “Dettaglio informazioni”, questa è disponile sia dalla lista che dalla card della proforma:
Creazione incassi anticipati
Sulla testata della proforma è presente l’action “Crea Incasso Anticipato” che permette di generare nel batch indicato nel setup Origins la scrittura di incasso.
Sulla riga generata:
-
Nr. documento esterno= nr. documento origine presente sulla testata della proforma
- Data di registrazione = Data registrazione della proforma
- Tipo documento = pagamento
- Importo = “Importo da incassare” (ma con segno opposto) presente sulla testata della proforma
- Tipo conto e Nr. = vengono compilati in base a quanto definito nel setup Origins
-
Nr. fattura proforma = campo custom che riporta il nr. della proforma da cui è stata originata la riga
La contropartita sarà da compilare manualmente
In alternativa la registrazione dell'incasso può essere effettuata manualmente dal batch indicando il nr. fattura proforma.
Una volta registrato l’incasso, verrà attivato il flag “Incassato” presente sulla lista delle fatture proforma:
e si potrà visualizzare, sia sulla lista che nella card, l'importo effettivamente incassato attraverso il flowfield "Importo Incassato":
Una volta incassata, anche parzialmente, non sarà possibile eliminare la fattura proforma.