Inviare tramite mail i documenti direttamente da Business Central tramite dei setup personalizzati.                                                                                                             

Descrizione Modulo

Questo modulo consente di effettuare delle impostazioni predefinite per l’invio mail dei documenti.

Le informazioni che si possono inserire sono:

• Destinatari diversi per tipologia di documento sull’anagrafica cliente o fornitore
• Testi per oggetto e corpo della mail, generici per ogni tipologia di documento o dedicati per singolo cliente / fornitore
• Allegati di default, oltre al pdf del documento, allegato automaticamente, per tutti gli invii di una determinata tipologia di documento oppure impostare per singolo invio mail

All’invio della mail dal documento le impostazioni di default potranno essere modificate.

Questa documentazione prende in esame il lato attivo, ma la funzionalità risulta speculare lato fornitore.

Setup

Account E-Mail

Per poter effettuare l’invio mail correttamente è necessario impostare tutti gli account e-mail mittenti.

È necessario quindi aprire la pagina Account E-mail da menu:

Qui è necessario inserire tutti i mittenti che possono essere usati (nei setup successivi) per l’invio mail con le relative impostazioni del server:

* Attenzione, è sempre necessario effettuare prima un’analisi sistemistica sull’infrastruttura del server di posta del cliente per capire come è meglio effettuare il setup

Destinatari con gestione contatti

Aprendo l’anagrafica cliente è possibile indicare quali contatti risultano essere destinatari delle mail per ogni tipologia di documento.

Selezionare quindi Correlato – Cliente – Collega mail a contatti:

Si aprirà una pagina che mostra tutti i contatti collegati al cliente selezionato con le relative mail.

Utilizzando quindi i flag sulla destra è possibile selezionare il destinatario della il per ogni tipologia di documento:

Per singola tipologia di documento è possibile anche indicare più di un destinatario, questi verranno concatenati automaticamente.

Tale selezione andrà a compilare automaticamente la tabella Indirizzi Mail Doc.:

Qui è possibile andare a indicare eventuali CC e CCN oppure identificare destinatari diversi per indirizzo di spedizione differente (ad esempio per le spedizioni).

Destinatari senza gestione contatti

Nel caso in cui non vengano gestite le anagrafiche contatto è possibile andare a gestire direttamente gli indirizzi dei destinatari, CC e CCN direttamente nella tabella Indirizzi Mail Doc. presente sull’anagrafica cliente:

Qui è possibile indicare:

• ID Tabella: indica la tabella del documento da cui parte la mail
  36 à documenti provvisori di vendita
  38 à documenti provvisori di acquisto
  110 à spedizione di vendita registrata
  112 à fattura vendita registrata
  114 à nota credito vendita registrata
  6650 à Spedizioni reso acquisto registrata
• Tipo documento: da indicare solo per i documenti provvisori (tabelle 36 e 38).
  0 à offerta
  1 à ordine
  2 à fattura
  3 à nota credito
  4 à ordine programmato
  5 à ordine di reso
• Da Indirizzo: mittente della mail (vedi Paragrafo 2.5)
• Invia a: destinatario della mail, nel caso in cui siano più di uno è possibile inserire tutti gli indirizzi con un ; per concatenazione
• Invia CC: indirizzi mail in copia conoscenza, anche qui si possono concatenare più di un indirizzo
• Invia CCN: indirizzi mail in copia conoscenza nascosta, anche qui si possono concatenare più di un indirizzo
• Spedire a / Codice indirizzo ordine: nel caso in cui i destinatari siano differenti in base all’indirizzo di spedizione è possibile indicarlo qui.
  

Setup mail testo Notifica

L’impostazione per i testi predefiniti di corpo e oggetto della mai è da effettuare nella lista Setup mail testo notifica ricercabile a menu.

Per ogni tipologia di documento per cui si vuole gestire l’invio mail è necessario inserire una riga all’interno di questo setup mantenendo le stesse logiche descritte nel paragrafo 2.3.

I campi da indicare sono:

• ID Tabella: indicare la testata del documento da inviare.
• Sottotipo tabella: per i documento provvisori è necessario indicare anche il tipo documento
• Cliente / Fornitore: indicare se la gestione è relativa a cliente o fornitore
• Nr. cliente / fornitore: nel caso in cui si voglia andare a gestire un setup differente per ogni anagrafica è possibile inserire più righe per lo stesso tipo documento indicando in questo campo il codice anagrafica specifica. Nel caso in cui il campo venga lasciato vuoto l’impostazione verrà considerata quella di default.
  Il setup con l’anagrafica specifica prevarrà sempre su quella di default.
• Codice testo Notifica: indica il testo per oggetto e corpo della mail
• setup report: è possibile indicare un modello di stampa del report del documento inviato.
• E-Mail mittente: indicare eventuale mittente per lo specifico documento / anagrafica
  

Testi notifica

Per inserire un testo notifica, ricercare la lista da menu o passare dal campo della lista Setup Mail testi Notifica.

La lista mostra tutti i testi inseriti.

Utilizzare la funzione Nuovo per inserirne uno nuovo.

Nel tab generale indicare:

• Codice e descrizione: indicativo per il riconoscimento del testo
• lingua e Tutti cod. lingua: indicare la lingua di gestione del testo nel campo Cod. lingua, nel caso in cui il testi che si sta inserendo è il testo di default allora è possibile lasciare il cod. lingua = ‘’ e impostare il campo Tutti i cod. lingua.
• ID Tabella e Tipo Option tabella: indicare la tabella di partenza e il tipo di documento (per i provvisori) come nel paragrafo 2.3.
• Data inizio e Data fine: indicare delle date per limitare l’utilizzo del testo
• Oggetto: indicare qui l’oggetto della mail, è possibile utilizzare dei placeholder
• Allegato: nei 4 campi di allegato è possibile andare a inserire degli allegati di default che saranno inviato ad ogni invio di questa tipologia di documento

Nelle righe invece è possibile inserire il testo della mail.

Anche qui si possono inserire dei placeholder.

Nei tab Valori e Informazioni società è possibile inserire i campi che sostituiranno i placeholder dell’oggetto e del corpo. I campi tra cui scegliere saranno quelli della tabella indicata nel campo ID Tabella per la parte Valori mentre nel tab Informazioni società sono relativi, appunto, alla tabella delle informazioni società:

Mittenti

Ci sono diversi modi per impostare il mittente della mail.

In ordine di priorità crescente:

• Account E-mail predefinito
  Nel caso in cui non sia specificato nessun altro mittente negli altri setup il sistema andrà a utilizzare sempre l’utente impostato come predefinito nella lista degli Account E-Mail.
  In questo caso è possibile lasciare il campo Mittente della tabella Indirizzi Mail Doc vuoto.
• Setup Mail Testo Notifica
  Il mittente qui inserito viene utilizzato sempre per l’invio di quella tipologia di documento, prevale sempre sull’indirizzo di default impostato negli Account E-mail.
  In questo campo si potranno inserire solamente Account E-Mail codificati.
• Indirizzi Mail Doc.
  Al momento non viene mai utilizzato.

Funzionalità

L’azione di invio mail è presente su lista e scheda di tutti i documenti.

Entrambe le funzioni proporranno le impostazioni di default impostate a setup, mittenti, destinatari e testi, da qui il cliente potrà andare a modificare i dati necessari.

L’invio da scheda del documento consente l’invio del solo documento aperto.

Dalla lista dei documenti invece è possibile inviare un singolo documento oppure più di uno utilizzando la selezione multipla.

In entrambi i casi le modalità di invio saranno le medesime.

Sia dalla lista che dalla scheda, selezionare la funzione Invio mail:

In entrambi i casi si aprirà una schermata in cui vengono mostrate tutte le impostazioni default reperite da setup:

Qui è possibile modificare l’eventuale testo e tutti gli indirizzi, mittente, destinatario, CC e CCN.

Nella factbox laterale Allegati è possibile inserire degli allegati aggiuntivi solo per questo singolo invio.

Gli allegati qui inseriti sono da intendersi aggiuntivi rispetto al pdf del documento selezionato (report ripreso dalla Selezione report di competenza) e rispetto a quelli inseriti nel testo mail utilizzato per l’invio.

Per allegare i documenti cliccare sul campo calcolato a destra che indica il numero di allegati attualmente presenti e quindi selezionare il file:

Utilizzando invece la funzione Mostra anteprima è possibile visualizzare l’oggetto e il testo della mail come verrebbe all’interno della mail stessa ed eventualmente modificarlo:

Per inviare la mail utilizzare quindi la funzione Invia:

Nel caso in cui l’invio della mail vada in errore, per problemi legati al sistema, questo verrà visualizzato nel campo Ultimo errore e la riga resterà segnata come Non inviata.

Se il problema invece è relativo alla mail stessa verrà recapitata al mittente la mail std di fallimento del recapito:

Se l’invio mail va a buon fine sul documento verrà impostato il flag Mail inviata in modo che sia possibile capire a colpo d’occhio se il documento è stato già inviato o meno:

La mail quindi avrà questo aspetto:

I documenti allegati comprenderanno:

• La stampa del documento inviato, nel caso di layout specifici per il cliente (o il fornitore) questo sarà recuperato dalla tabella standard “Layout documenti” legata all'anagrafica. Per tutti gli altri verrà allegato il report base.
• Tutti gli allegati aggiunti inseriti prima dell'invio.

Nel caso di invii multipli la procedura di invio è la stessa.

La pagina di invio in questo caso avrà non un singolo record ma tanti record quanti sono i documenti selezionati: