Descrizione Modulo

Questo modulo consente di gestire in Business Central i contratti di vendita stipulati con i clienti e di generare automaticamente i relativi ordini o fatture di vendita. 
Si tratta solitamente di contratti con una periodicità di fatturazione fissa e che si prolungano per un determinato periodo di tempo per cui le condizioni generali non cambiano.

Setup

Sul Setup Contabilità Clienti e Vendite, nel tab “Contratti di vendita”, sarà necessario scegliere l’opzione desiderata dal menù a tendina proposto, quindi selezionare l’opzione “Ordine di vendita” o la voce “Fattura di vendita”.  

Normalmente i contratti saranno impiegati per eseguire periodicamente la fatturazione attiva sulla base di condizioni di vendita concordate con il cliente.  

Occorre inoltre impostare, sempre nel tab “Contratti di vendita” un numeratore che verrà utilizzato in fase di creazione del contratto stesso.  

Funzionalità

Contratti di vendita

Accedendo alla pagina “Contratti di Vendita” si possono creare nuovi contratti o visualizzare quelli esistenti, tramite le funzioni standard. 

TAB “GENERALE”

Di seguito si descrivono i campi presenti nel tab “Generale”, in particolare: il Nr. del contratto viene preso dal numeratore precedentemente impostato nel setup contabilità clienti e, alla validazione del cliente, vengono riportate tutte le informazioni di anagrafica. Sono inoltre presenti alcuni campi specifici del contratto: 

• Data contratto 
• Data di inizio validità: data inizio validità del contratto; è un campo obbligatorio per la creazione delle righe.  
• Data di fine validità: data fine validità del contratto; è un campo obbligatorio per la creazione delle righe. 
• Periodicità fatturazione: indica la periodicità del contratto: può contenere un valore come 1M/2M/1A. Anche questo è un campo obbligatorio per la creazione delle righe. 
• Fatturazione rata: indica se la fatturazione del contratto debba avvenire in via posticipata o anticipata.  
• Descrizione: se si vuole aggiungere una descrizione al contratto, così da individuarne più velocemente il contenuto.  
• Stato: può essere aperto o rilasciato.  
• Creato da: alla creazione del contratto viene inserito l’utente di Business Central che ha creato il contratto. 
• Tot. Contratto: campo che somma gli importi contenuti nella tabella “Movimenti contratto”. Viene valorizzato al momento del rilascio.

TAB “DETTAGLI”

In questo tab i dati vengono ereditati in automatico dall’anagrafica cliente, in seguito all’inserimento del codice cliente nel tab Generale. Possono comunque essere modificati dall’utente in caso di necessità. 

RIGHE

In ciascuna riga vanno inserite tutte le informazioni che verranno utilizzate per poi scomporre il contratto nelle rate previste.  
NB: Nel campo “Importo unitario rata IVA esclusa”, occorre inserire l’importo della singola rata

Movimenti contratto

Dalla action “Movimenti contratto” è possibile visualizzare tutti i movimenti del contratto che vengono creati quando il contratto di vendita viene rilasciato. 

I campi principali dei movimenti sono: 

• Data di registrazione: data calcolata in base a quanto definito sulla testata del contratto. Se il contratto è anticipato, verrà riportato il primo giorno del periodo impostato come periodicità del contratto, se è posticipato, verrà riportato l’ultimo giorno. 
• Tipo: in base a quanto inserito sulle righe del contratto. 
• Nr.: in base a quanto inserito sulle righe del contratto.  
• Descrizione: compilata in base a quanto inserito sulle righe del contratto. 
• Cod. Valuta: ereditato dalla testata del contratto (se il contratto è EUR, il campo è vuoto). 
• Importo rata: ereditato dall'importo della rata della riga del contratto, in valuta. 
• Importo rata (VL): ereditato dall'importo della rata della riga del contratto, in valuta locale (es. EUR). 
• Da creare: per flaggare le righe che si vogliono fatturare o per le quali si vuole generare l’ordine di vendita. 
• Importo da creare: quando viene flaggato il campo precedente, in questo campo viene proposto di default l’importo residuo della rata. 
• Importo registrato: somma di tutte le fatture registrate dalla riga di contratto. 
• Ultimo Nr. documento: viene riportato il numero dell’ordine, della fattura provvisoria o della fattura definitiva (quando viene contabilizzata). 

Tutti i campi della tabella “Movimenti contratto” non sono modificabili, ad eccezione del campo “Da fatturare”. 
Sui movimenti contratto sono poi presenti due funzioni: 

• Crea ordine / fattura di vendita 
• Collega a ordine / fattura di vendita

Crea documento vendita

Tramite questa funzione è possibile generare un nuovo ordine o una fattura di vendita provvisoria.  

Per farlo, è necessario attivare il flag “Da creare”. In questo modo il sistema compila il campo “Importo da creare” con l’importo residuo della rata. 
A questo punto l’utente può procedere alla creazione dell’ordine / fattura tramite l’apposita action. 

Se si prova a creare un ordine / fattura su una riga del movimento senza il flag “Da creare”, compare il seguente errore: 

Successivamente, attraverso l’azione “Apri ordine / fattura di vendita”, l’utente potrà vedere l’ordine / fattura provvisoria appena creata.  

Sui movimenti contratto, sulle righe per le quali è stato generato l’ordine / fattura, viene compilato il campo “Ultimo Nr. documento” con il protocollo del documento: esso sarà quello definitivo per l’ordine di vendita, mentre sarà un protocollo provvisorio per quanto concerne la fattura di vendita. 

Quando viene registrata la fattura, sui movimenti del contratto vengono aggiornati i campi “Importo registrato”, “Tipo di documento” e “Ultimo Nr. documento” con il protocollo definitivo. 

Collega a ordine / fattura di vendita 

Tramite questa funzione è possibile collegare una o più righe del movimento del contratto ad un ordine di vendita o una fattura di vendita provvisoria già presente a sistema.   
Per utilizzare tale funzione, è necessario attivare – dalla sezione “Movimenti Contratto Vendita” - l’apposito flag “Da creare”: così facendo il sistema compilerà il campo “Importo da creare”, con l’importo residuo della rata.  
L’utente può quindi procedere con il collegamento dell’ordine / fattura tramite l’apposita action. 

In questo modo si aprirà la lista di tutti gli ordini / fatture attive ed occorrerà selezionare l’ordine / fattura da collegare al movimento del contratto. 

Dopo aver scelto l’ordine / fattura a cui collegare il movimento del contratto, questo/a viene aperto/a.

Navigazione documento vendita

Apri ordine / fattura collegata

Dal movimento del contratto di vendita utilizzando la action “Apri ordine /fattura di vendita” è possibile aprire l’ordine o la fattura provvisoria, presente nel campo “Ultimo Nr. documento”. 

Importo registrato

Anche in questo caso, una volta proceduto alla registrazione dell’ordine o della fattura, sarà possibile visualizzare nel campo “Importo registrato” tutte le righe della fattura di vendita registrate che sono state generate dalla rata del contratto, permettendo di distinguerle da quelle non ancora registrate (vedasi colonna “tipo documento”).