1) Prerequisiti (validi per tutte le licenze)

1.1 Dove si assegnano le licenze

Per Business Central online (SaaS) gli account utente devono essere creati prima nel Microsoft Entra admin center (https://entra.microsoft.com/) e le licenze possono essere assegnate lì (oppure dal partner).

1.2 Come arrivano le licenze in Business Central

Dopo aver creato utenti/assegnato licenze nel Microsoft 365 admin center:

• l’utente viene importato automaticamente al primo accesso, oppure
• un admin può importare/sincronizzare da BC con Users → Update Users from Microsoft 365 (consigliato).

Nota: l’azione Update Users from Microsoft 365 richiede il permission set SUPER.

2) Licenze “utente” (Essentials e Premium)

2.1 Assegnare una licenza Essentials o Premium o Team Member a un utente

Step A — Creare/abilitare l’utente e assegnare la licenza (Microsoft Entra admin center)

1. Crea (o verifica) l’utente nel Microsoft Entra admin center (utente interno del tenant).
2. Assegna all’utente la licenza Dynamics 365 Business Central Essentials oppure Dynamics 365 Business Central Premium oppure Dynamics 365 Business Central Team Member (a seconda del ruolo).

Nota: spesso le licenze vengono “caricate” nel tenant dal partner/Partner Center in base alla sottoscrizione.

Step B — Sincronizzare l’utente in Business Central e verificare la licenza

1. Entra in Business Central con un utente admin.
2. Cerca Users.
3. Esegui Update Users from Microsoft 365 per importare utenti e license assignments.
4. Apri la scheda utente e verifica che la licenza risulti corretta (Essentials / Premium) e poi assegna i permission set / user groups necessari (operatività applicativa).

Suggerimento Microsoft: dopo aver aggiunto utenti e licenze, è meglio aggiornare subito in BC così gli utenti non rischiano problemi al primo accesso (specie se avete personalizzato permessi per licenza).

3) Licenza Device (per postazioni condivise: POS, magazzino, shop floor)

3.1 Come funziona (in breve)

La Device license copre un “dispositivo condiviso” e consente accesso contemporaneo fino al numero di device license acquistate; gli utenti autorizzati sono quelli membri del gruppo Dynamics 365 Business Central Device Users.

Punti importanti:

• Un “device user” non può essere il primo utente che entra nel tenant: il primo accesso deve essere fatto da un Admin/Full User/External Accountant per completare il setup.

3.2 Procedura — Abilitare l’uso della Device license

Step A — Creare/abilitare l’utente e assegnare la licenza (Microsoft Entra admin center)

1. Crea (o verifica) l’utente nel Microsoft Entra admin center (utente interno del tenant).
2. Assegna all’utente la licenza Dynamics 365 Business Central Device.

Step B — Creare il gruppo “Device Users” (Microsoft Entra admin center)

1. Vai su Groups.
2. Add a group.
3. Scegli Security come tipo gruppo.
4. Nome gruppo: Dynamics 365 Business Central Device Users (deve essere scritto esattamente così, in inglese).

Step C — Aggiungere i membri (utenti) al gruppo

1. Sempre in Groups, apri il gruppo appena creato.
2. Vai su gestione membri e fai Add members.
3. Aggiungi gli utenti che useranno i dispositivi condivisi.

Puoi aggiungere quanti utenti vuoi al gruppo; il limite pratico è quante sessioni contemporanee copri con le device license acquistate.

Step C — Sincronizzare l’utente in Business Central e verificare la licenza

1. Entra in Business Central con un utente admin.
2. Cerca Users.
3. Esegui Update Users from Microsoft 365 per importare utenti e license assignments.
4. Apri la scheda utente e verifica che la licenza risulti corretta (Essentials / Premium) e poi assegna i permission set / user groups necessari (operatività applicativa).
5. Cerca la tabella Devices
6. Inserisci un dispositivo per ogni utente che ha la licenza device e imposta il flag di attivato