Impostare facilmente un flusso approvativo su anagrafiche e documenti.                                                                                                    

Descrizione Modulo

L’app Master Data Workflow garantirà la qualità e sicurezza dei dati anagrafici.

Consente di gestire degli stati associandoli alle anagrafiche e ai documenti, amministrando anche i permessi degli utenti per le modifiche.

Ogni cambio stato e ogni modifica viene ‘registrata’ in un’apposita tabella di log in modo da mantenere uno storico. In questa tabella è presente il passaggio di stato effettuato, l’utente e la data e orario della modifica.

Setup

Setup MasterData Workflow

Di seguito si descrive le funzionalità principali del “Setup MDW”: 

• Ignora controlli permessi: se attivo ignora tutti i controlli impostati sui permessi utente. In caso contrario si ha la possibilità di personalizzare i controlli permessi stato per stato. 
• Cambio editabilità Pagina tramite Stato MDW: se attivo, nei documenti o nelle anagrafiche che si trovano in uno stato “non modificabile” le rende non editabili. Queste stesse tabelle saranno editabili solo nel caso in cui si faccia il cambio stato da APP a MOD. Questa funzione non è valida per le tabelle custom. 
• Codice Stato Limite di Credito: è necessaria la compilazione di questo qual ora sia stata impostata la funzione MDW di “Controllo limite di credito”. Il processo prevede che nel momento in cui viene superato il limite di credito, il documento passa automaticamente allo stato impostato in questo campo.
   

Setup cambi stato

Per iniziare ad utilizzare le funzionalità di Master Data Workflow, selezionare la lampadina in alto a destra e inserire “Setup tabelle Master Data Workflow”.

Aprire la lista e cliccare su “Nuovo”, popolare il campo “ID tabella” con il numero della tabella da configurare.

Tenere in stato “nuovo” finché il setup non sarà terminato.

Il setup workflow sarà attivo e utilizzabile solo quando lo stato sarà Certificato.

È obbligatorio indicare il “Tipo documento” per le tabelle che fanno riferimento a documenti (es: offerta, ordine, ecc.).

I campi (Desc.MDW-Testo1, Desc.MDW-Testo2, Desc.MDW-Testo3, ecc) consentono l'applicazione di filtri aggiuntivi alla tabella selezionata, ad esempio quella relativa ai fornitori. I filtri configurati saranno successivamente visibili nella sezione 'Mostra stati record MDW'.

Stati

Impostare gli stati desiderati per la tabella inserita precedentemente, selezionando “Elabora” e poi “Stati”:

Per ogni tabella è possibile scegliere quali stati potranno essere resi disponibili.
Qualora tali stati non fossero già presenti, è necessario aggiungerli all’elenco tramite l’opzione 'Nuovo' situata in basso a sinistra.
 

• Stato iniziale: impostando il flag ‘Stato iniziale’ sarà possibile definire lo stato predefinito per la creazione di nuovi documenti e le nuove anagrafiche.
• Ultimo stato: l’attivazione del flag ‘Ultimo stato’ imposta lo stato finale, oltre il quale non è più possibile apportare modifiche all’anagrafica; per tale motivo, questa opzione viene raramente utilizzata, preferendo invece l’impostazione dello stato come obsoleto.
• Non Permetti modifica e Non permetti cancellazione: possibilità di bloccare la modifica o la cancellazione di un record quando questo si trova in uno stato specifico, tramite l’attivazione degli appositi flag. 
• Non permetti rilascio/riapertura/registrazione/ stampa documenti: per quanto riguarda i documenti, come ad esempio gli ordini di vendita, è possibile inibire operazioni quali il rilascio, la riapertura, la registrazione e/o la stampa.
• Stato documento: il campo relativo allo stato del documento consente di associare lo stato MDW a uno stato del documento, che può essere aperto, vuoto o rilasciato. Questo campo non è applicabile alle anagrafiche, ma esclusivamente ai documenti.

Per facilitare la lettura e l’identificazione visiva degli stati nelle liste, è possibile assegnare un colore distintivo a ciascuno stato.

I seguenti flag di ispezione per i documenti relativi al solo modulo d’ispezione:

• Consenti creazione Ordine di produzione, trasferimento, vendita e di reso se attivi permette di crearli.
• Consenti annulla documento se attivo permette di annullare il documento
• Consenti creazione ordine di trasferimento senza giacenza se attivo permette di creare un ordine di trasferimento senza giacenza
• Consenti creazione Rottamazione se attivo permette di effettuare la creazione della rottamazione 
   

Il comando Restrizione Campi permette di inserire delle restrizioni nei campi. In questo modo si specifica, a parità di gruppo o di singolo utente, quali sono i campi modificabili in un determinato stato. 

Ad esempio, è possibile applicare restrizioni ai campi 'Nr.' e 'Nome' per il gruppo amministrativo, impedendo la modifica di tali campi nell’anagrafica fornitori quando questa si trova nello stato 'Approvato'.

Nel Setup Tabelle MasterData Workflow è presente la funzione Controllo Tabelle Correlate. In questa sezione possono essere indicate le tabelle sulle quali si vogliono inibire modifiche quando l’anagrafica/documento si trova in stato “approvato”.

Il passo successivo sarà quello di impostare i vari cambi di stato, selezionando la riga della tabella e successivamente la funzione ‘Cambi stato’:

Sarà necessario inserire tutti i passaggi possibili, imputando lo stato di partenza e quello di fine.
Inserire sempre un cambio stato lasciando il campo ‘DA STATO’ vuoto e inserendo lo stato iniziale nel campo ‘A STATO’:
 

Il flag ‘Ignora controllo permessi’, se attivato, consente di bypassare i controlli relativi ai permessi utente. 

Tramite il comando 'Autorizzazioni utente' è possibile definire i permessi per la variazione dello stato, sia a livello di singolo utente che di gruppo. 
Il comando 'Campi obbligatori' permette di specificare i campi richiesti obbligatoriamente per uno specifico percorso. 
Attraverso il comando 'Funzioni' è possibile configurare le funzioni desiderate.
 

Gruppi utenti MDW

I gruppi di utenti sono dei raggruppamenti di utenti con gli stessi permessi approvativi. Infatti possono essere utilizzati all'interno dei permessi sui cambi stato MDW.
La tabella è ricercabile a menu dove si ha la possibilità di inserire con Codice e Descrizione i raggruppamenti con i relativi utenti:

‘Aggiungi utenti al gruppo’ permette di inserire degli utenti al gruppo creato.

In azioni si può selezionare il comando ‘Copia gruppo utenti’ che permette di copiare un gruppo di utenti già esistente.

Permessi utenti

È possibile impostare anche gli utenti autorizzati per ogni cambio di stato.
Tenendo selezionato il cambio stato desiderato, cliccare su “Autorizzazione Utente”:
 

Le autorizzazioni possono essere inserite per:

• Utenti singoli
• Gruppi utenti
• Tutti gli utenti

Per autorizzare tutti gli utenti è possibile selezionare “Tutti gli utenti”.

Per autorizzare un utente o un gruppo di utenti:

1. Posizionarsi sulla riga
2. Nella colonna “Tipo permesso” scegliere l’opzione desiderata
3. Nella colonna “ID permesso” selezioneremo l’utente o il gruppo da autorizzare in base all’opzione selezionata nel campo precedente.
    

Campi obbligatori

Per ogni cambio stato è possibile impostare dei campi obbligatori che il sistema dovrà controllare durante il passaggio di stato.
Selezionando la riga di cambio stato, cliccare su ‘Campi obbligatori’:
 

È possibile, tramite l’assist edit, scegliere i campi dalla lista di quelli presenti nella tabella:

Inoltre, utilizzando i campi di condizione, è possibile impostare un valore obbligatorio per il campo selezionato:

Le precondizioni permettono di restringere il controllo ed impostare il campo obbligatorio solo se l'anagrafica rispetta determinate condizioni.

Es: Partita iva compilata solo se nelle precondizioni persona fisica è a false
Selezionare il campo precondizioni:

E successivamente inserire la condizione che deve soddisfare l’anagrafica/documento:
 

Estendi a righe

Nel Setup Tabelle MasterData Workflow, utilizzando il flag “Estendi a righe” è possibile impostare l’obbligatorietà di compilazione di campi presenti sulle righe dei documenti. 
Questa funzionalità è attivabile solo su setup con Table ID = 36|38.
 

Impostando il flag “Estendi a righe” = TRUE all’interno della lista dei cambi stato apparirà una funzione aggiuntiva “Campi obb. Righe”. Il processo di impostazione dei campi obbligatori di riga è il medesimo di quanto precedentemente specificato per la testata.

Funzioni in cambio stato

Ad ogni cambio stato si possono associare delle funzioni. 
Per ogni riga di cambio stato andare in “Funzioni”:
 

Le principali funzioni standard inseribili sono:

• Blocco e Sblocco anagrafiche (articoli, fornitori e clienti): in genere, al primo cambio stato dell’anagrafica, che corrisponde a quello della creazione, viene inserita la funzione di “blocco” in modo che l’anagrafica nasca non utilizzabile nei documenti di acquisto o vendita. Questo consente di evitare l’impiego di dati incompleti o non ancora verificati all’interno dei processi operativi. Viene poi successivamente impostata la funzione di “sblocco” durante la fase di approvazione definitiva.
• Blocca pagamento fornitori
• Rilascio e riapertura documenti (tabelle 36 e 38 con ogni document type)
• Controllo dimensioni: controlla se ci sono le dimensioni obbligatorie popolate 
  Per impostare quali dimensioni devono essere controllate si deve svolgere il seguente setup: cercare a menù la pagina “Dimensioni”, selezionare la dimensione interessata e successivamente procedere con “Dimensioni di default tipo di conto”
   

Successivamente si deve scegliere la tabella sulla quale inserire l’obbligatorietà della dimensione.

A questo punto, nel cambio stato in cui si necessita il controllo, va inserita la funzione ‘CHECHDIM_CUSTOMER’

Nel momento in cui si effettua un cambio stato da MOD ad APP e la dimensione non fosse compilata in quell’anagrafica, emergerà il seguente errore:

• Controllo FIDO: per impostare questa funzionalità è necessario che nella pagina Setup Tabelle MasterData Workflow nelle funzioni della tabella 36, unica tabella valida per questa azione, delle testate di vendita ci sia la funzione ‘CHECKORDLIMITCREDIT’.
  Successivamente nella pagina Setup MasterData Workflow, nel campo ‘Codice Stato Limite Credito’ ci sia il seguente campo compilato:

Per un cliente con un limite di credito, per esempio di 1000€, provando a creare prima una fattura di vendita di 1500€ (limite di credito superato) e poi un ordine di vendita di 5000€ il documento nel momento del rilascio viene bloccato ed impostato sullo stato inserito a setup. 

Funzione mail

La funzione mail consente di inviare automaticamente una mail ogni volta che lo stato cambia. Per configurarla, basta andare su Funzioni, cliccare su 'Nuovo' e selezionare 'Nuova funzione mail'.

Verrà generata una riga nuova.

Per aver la possibilità di aprire i testi estesi selezionare Codice Testata Messaggio, +Nuovo e viene aperta la seguente schermata:
 

• Codice: si inserisce il codice che si preferisce, non è vincolante 
• Descrizione: si inserisce una descrizione parlante 
• Tipo Corpo Mail: può essere o righe testo o HTML 
• Id tabella: si inserisce lo stesso codice della tabella per cui stiamo facendo il cambio stato
• Processo automatico a TRUE così che ogni volta che cambia lo stato automaticamente invia una mail, altrimenti verrà messa in una coda processo che deve essere attivata per farlo girare 
• Tipo Option Tabella: si compila per i documenti (es tabella 36-38)
• Oggetto: si inserisce o un valore fisso (es Articolo) o un valore variabile (Articolo %01 o %02) che funziona come le notifiche mail
• Allegati: si ha anche la possibilità di gestire gli allegati 
   

• A mail: possiamo specificare a chi inviarlo, inserendolo manualmente oppure recuperandolo da una tabella collegata. Ad esempio per gli ordini di vendita al cambio stato inviare una mail a quello che è l’ID utente assegnato.
• Nr. Campo per Mail (Inviare a): se il campo è già presente e relazionato nella tabella di partenza, si può indicarlo direttamente qui. Se invece serve accedere a un campo presente in un’altra tabella, si utilizza il campo Nr. Campo Colleg. X Mail (Inviare a).
• Invia A: consente di selezionare un campo che ha collegato un indirizzo mail.
• Nr. Campo Colleg. X Mail (Inviare a ): qui si va a inserire il campo mail 

Se sono popolate entrambe le tabelle la mail viene inviata a entrambi i riferimenti inseriti. 

Nella sezione Generale, all’interno del campo oggetto, è possibile inserire la dicitura “Cliente %01”. Il simbolo %01 indica un valore variabile, che verrà sostituito dinamicamente con il contenuto del campo corrispondente denominato %01.
Ad esempio, se ne campo %01 è impostato il valore Nr., l’oggetto risulterà come segue: Cliente 012544
Nota: è fondamentale scrivere %01 esattamente come indicato nella sezione Valori. Qualsiasi differenza nella sintassi impedirà la sostituzione automatica del valore.
Infine, quanto lo stato dell’anagrafica cliente passa da NEW ad APP viene inviata automaticamente una notifica e-mail.
 

Percorsi in Cambio stato

Per ogni setup è possibile scegliere se attivare l’opzione ‘Percorso in Cambi Stato’.
Tale funzione permetterà di identificare, appunto, percorsi differenti per tipi differenti di record.
Ad ogni percorso potranno quindi essere associati cambi stato diversi (con tutte le relative tabelle correlate).
Attivando quindi il flag, e poi cliccando su ‘Cambi Stato’, automaticamente si aprirà la lista in cui definire i vari percorsi: 

Dopo aver definito i vari percorsi, selezionare ‘Correlato’ e ‘Cambio stato’ tenendo selezionato il percorso desiderato:

A questo punto il setup potrà essere inserito come nei paragrafi precedenti.

Accedendo alla sezione dei cambi stato è possibile definire i diversi percorsi di cambio stato (ES: ACQ, PROD e VARIE). Successivamente, tramite il comando correlato, ‘cambi stato’, si impostano gli stati associati a ciascun percorso. 

Dal correlato è inoltre possibile accedere a ‘Setup stato iniziale’ per definire lo stato di partenza.
 

Anche nei percorsi è necessario identificare gli utenti abilitati ai cambi stato:

Setup pile MasterData Workflow

All’interno dell’App MasterData Workflow sono presenti anche delle pile aggiuntive aggiungibili nei vari ruoli utente e setuppabili direttamente da client.

Scegliere quindi ‘Setup pila MasterData Workflow’:

Il setup pila va inserito per ogni utente.

I Gruppi Role Center identificano i gruppi di pile aggiungibili all’interno del ruolo utente. Sono gruppi da 3 pile ciascuno. Selezionare quindi l’ID Tabella da visualizzare e i vari cambi stato:

Una volta configurate le pile necessarie, queste saranno visibili nel role center degli utenti selezionati.

Esempio di flusso

Cambio stato massivo

Nel caso di cambi stati massivi è possibile utilizzare la pagina “Mostra stati record MDW”:

Popolare il campo “ID tabella” con la tabella da modificare e nel caso di documenti selezionare anche il Tipo documento.

In automatico verranno popolate le righe con tutti i record che soddisfano il filtro di tabella precedentemente inserito:

Filtrare inoltre Stati MDW:

Selezionare quindi tutti i record dentro ai filtri impostati o manualmente selezionare i record dalla lista e quindi selezionare ‘Cambio stato’:

Tutti gli errori trovati verranno mostrati nei campi appositi:

Tale pagina risulta molto utile in fase di importazione massiva dei dati.

Quando vengono importati i dati, ad esempio, le anagrafiche lo stato iniziale non viene popolato automaticamente, sarà quindi necessario Sincronizzare le tabelle in modo che il sistema possa inizializzare i dati.

Dopo aver inserito la tabella, selezionare quindi “Sincronizzare”.

Cambio stato singolo

Nel caso in cui si voglia invece effettuare il passaggio di stato di un solo record alla volta, le azioni sono presenti sulle liste opportune.

Ad esempio, sulla lista degli articoli sarà presente una colonna “Codice stato MDW” che indicherà lo stato di ogni anagrafica. E a destra è stata inserita una factbox che mostra log degli stati precedenti di ogni anagrafica e l’opzione di modificare lo stato.

Per modificare lo stato selezionare “Stati record Masterdata Workflow” a destra e poi “Cambio stato”. Poi selezionare dall’elenco il nuovo stato.