Impostare facilmente un flusso approvativo su anagrafiche e documenti.

Descrizione Modulo

L’app Master Data Workflow garantirà la qualità e sicurezza dei dati anagrafici.

Consente di gestire degli stati associandoli alle anagrafiche e ai documenti, amministrando anche i permessi degli utenti per le modifiche.

Ogni cambio stato e ogni modifica viene ‘registrata’ in un’apposita tabella di log in modo da mantenere uno storico. In questa tabella è presente il passaggio di stato effettuato, l’utente e la data e orario della modifica.

Setup

Setup cambi stato

Per iniziare ad utilizzare le funzionalità di Master Data Workflow, selezionare la lampadina in alto a destra e inserire “Setup tabelle Master Data Workflow”.

Aprire la lista e cliccare su “Nuovo”, popolare il campo “ID tabella” con il numero della tabella da configurare.

Tenere in stato “nuovo” finché il setup non sarà terminato.

Il setup workflow sarà attivo e utilizzabile solo quando lo stato sarà Certificato.

Stati

Impostare gli stati desiderati per la tabella inserita precedentemente, selezionando “Elabora” e poi “Stati”:

Popoleremo le righe di questa tabella con tutti gli stati possibili.

Se non fossero già stati creati dovremmo aggiungerli all’elenco selezionando “nuovo” in basso a sinistra.

Impostando il flag ‘Stato iniziale’ sarà possibile definire in quale stato dovranno “nascere” i nuovi documenti o le nuove anagrafiche.

C’è inoltre la possibilità, attivando gli appositi flag, di bloccare la modifica o la cancellazione quando il record si trova in certo stato. Per i documenti, come per esempio un ordine di vendita, si può anche bloccare il rilascio, la registrazione e/o la stampa.

Per un migliore colpo d’occhio nella visualizzazione degli stati nelle liste, è possibile attribuire ad ogni stato un colore differente.

Cambi stato

Il prossimo passo sarà impostare i vari cambi di stato.

Per farlo, selezionare la riga della tabella e andare in “Elabora” e “Cambi stato”:

Inserire tutti i passaggi possibili, imputando lo stato di partenza e quello di fine.

Inserire sempre un cambio stato lasciando il campo ‘DA STATO’ vuoto e inserendo lo stato iniziale nel campo ‘A STATO’:

Gruppi Utenti MDW

I gruppi di utenti sono dei raggruppamenti di utenti con gli stessi permessi approvativi. Infatti questi possono essere utilizzati all'interno dei permessi sui cambi stato MDW.

La tabella si ricerca a menu e qui si possono inserire con Codice e Descrizione i vari raggruppamenti con i relativi utenti:

Permessi utente

È possibile impostare anche gli utenti autorizzati per ogni cambio di stato.

Tenendo selezionato il cambio stato desiderato, cliccare su “Elabora” e selezionare “Permessi utente”:

I permessi possono essere inseriti per:

• Utenti singoli
• Gruppi utenti
• Tutti gli utenti

Per autorizzare tutti gli utenti è possibile selezionare “Elabora” e poi “Tutti gli utenti”.

Invece per autorizzare un utente o un gruppo di utenti:

1. Posizionarsi sulla riga
2. Nella colonna “Tipo permesso” scegliere l’opzione desiderata
3. Nella colonna “ID permesso” selezioneremo l’utente o il gruppo da autorizzare in base all’opzione selezionata nel campo precedente.
   

Campi obbligatori

Per ogni cambio stato è possibile impostare dei campi obbligatori che il sistema dovrà controllare al passaggio.

Selezionando la riga di cambio stato, cliccare su ‘Elabora’ e ‘Campi obbligatori’:

È possibile, tramite l’assist edit, scegliere i campi dalla lista di quelli presenti nella tabella:

Inoltre, utilizzando i campi di condizione, è possibile impostare un valore obbligatorio per il campo selezionato:

Utilizzando il flag “Estendi a righe” presente sul Setup Tabelle Master Data Workflow è possibile impostare l'obbligatorietà di compilazione di campi presenti sulle righe dei documenti. 

Questa funzionalità è attivabile solo su setup con Table ID = 36|38.

Impostando il flag “Estendi a righe” = TRUE all'interno delle lista dei cambi stato apparirà una funzione aggiuntiva “Campi obb. righe”.

L'impostazione dei campi obbligatori di riga è identica a quella che si può effettuare per la testata.

Funzioni in cambio stato

Ad ogni cambio stato si possono associare un numero infinito di funzioni.

Per ogni riga di cambio stato andare in “Elabora” e poi selezionare “Funzioni”:

Le funzioni standard inseribili sono:

• Blocco e Sblocco anagrafiche (articoli, fornitori e clienti)
• Rilascio e riapertura sui documenti (tabelle 36 e 37 con ogni document type)

Per esempio, per le anagrafiche di solito al cambio stato iniziale si associa la funzione di blocco in modo che “nascano” in uno stato non utilizzabile nei documenti di acquisto e vendita.

Percorsi in Cambio stato

Per ogni setup è possibile scegliere se attivare l’opzione ‘Percorso in Cambi Stato’.

Tale funzione permetterà di identificare, appunto, percorsi differenti per tipi differenti di record.

Ad ogni percorso potranno quindi essere associati cambi stato diversi (con tutte le relative tabelle correlate):

Attivando quindi il flag, cliccare su ‘Elabora’ e poi ‘Cambi Stato’, automaticamente si aprirà la lista in cui definire i vari percorsi:

Dopo aver definito i vari percorsi, selezionare ‘Naviga’ e ‘Cambio stato’ tenendo selezionato il percorso desiderato:

A questo punto il setup potrà essere inserito come descritto sopra.

Setup pile MasterData Workflow

All’interno dell’App MasterData Workflow sono presenti anche delle pile aggiuntive aggiungibili nei vari ruoli utente e setuppabili direttamente da client.

Scegliere quindi ‘Setup pila MasterData Workflow’:

Il setup pila va inserito per ogni utente.

I Gruppi Role Center identificano i gruppi di pile aggiungibili all’interno del ruolo utente. Sono gruppi da 3 pile ciascuno.

Selezionare quindi l’ID Tabella da visualizzare e i vari cambi stato:

Esempio di flusso

Cambio stato massivo

Nel caso di cambi stati massivi è possibile utilizzare la pagina “Mostra stati record MDW”:

Popolare il campo “ID tabella” con la tabella da modificare e nel caso di documenti selezionare anche il Tipo documento.

In automatica verranno popolate le righe con tutti i record che soddisfano il filtro di tabella precedentemente inserito:

Filtrare inoltre Stati MDW:

Selezionare quindi tutti i record dentro ai filtri impostati o manualmente selezionare i record dalla lista e quindi selezionare ‘Cambio stato’:

Tutti gli errori trovati verranno mostrati nei campi appositi:

Tale pagina risulta molto utile in fase di importazione massiva dei dati.

Quando vengono importati i dati, ad esempio, le anagrafiche lo stato iniziale non viene popolato automaticamente, sarà quindi necessario Sincronizzare le tabelle in modo che il sistema possa inizializzare i dati.

Dopo aver inserito la tabella, selezionare quindi “Sincronizzare”.

Cambio stato singolo

Nel caso in cui si voglia invece effettuare il passaggio di stato di un solo record alla volta, le azioni sono presenti sulle liste opportune.

Ad esempio, sulla lista degli articoli sarà presente una colonna “Codice stato MDW” che indicherà lo stato di ogni anagrafica. E a destra è stata inserita una factbox che mostra log degli stati precedenti di ogni anagrafica e l’opzione di modificare lo stato.

Per modificare lo stato selezionare “Stati record Masterdata Workflow” a destra e poi “Cambio stato”. Poi selezionare dall’elenco il nuovo stato.