Modulo di gestione avanzata delle note per clienti e fornitori.                                                                                                                                  

Descrizione modulo

Il modulo “Extended Note Management” consente una gestione avanzata delle note relative a clienti e fornitori. Le note possono essere catalogate con tipo e sottotipo ed è possibile, per ogni nota, definire se questa è una nota interna o se deve essere riportata sui documenti.

Setup

Setup note estese

Dalla pagina “Setup note estese” è possibile impostare le funzionalità di base del modulo

• Cod. testo esteso default: in questo campo è possibile indicare un codice testo standard da utilizzare per raggruppare le note in fase di inserimento sui documenti. Con questo raggruppamento, cancellando una riga, è possibile cancellare contemporaneamente tutte le note inserite. Il campo è obbligatorio in caso di inserimento delle note sui documenti.
• Mostra automaticamente su doc. vendita: se il flag è attivato alla validazione del nr. cliente sui documenti di vendita viene mostrato un pop-up con le note presenti a sistema per il cliente selezionato.
• Mostra automaticamente su doc. acquisto: se il flag è attivato alla validazione del nr. fornitore sui documenti di acquisto viene mostrato un pop-up con le note presenti a sistema per il fornitore selezionato.
• Consenti selezione utente in inserimento: se il flag è attivato il sistema, in fase di inserimento delle note sul documento, consente all'utente di selezionare quali note inserire tra quelle configurate con tipo “inserimento”; in caso contrario non viene chiesta nessuna conferma e il sistema inserisce automaticamente tutte le note necessarie. L'inserimento delle note sui documenti avviene sempre tramite azione dedicata.

Setup tipologie nota

Nella pagina “Tipi note” è possibile definire delle tipologie da utilizzare per catalogare le note. Per ogni tipo è possibile definire anche delle sotto categorie tramite l'azione “Sottotipo nota”.

Template

Nella pagina “Template note ” è possibile definire dei template per la precompilazione delle note. I template possono essere composti solo dalla struttura (nota, sottotipo nota) oppure contenere dei valori di default che il sistema inserirà al momento dell'applicazione del template.

Funzionamento

Definizione note 

Sulla scheda del cliente, degli indirizzi alternativi, dei fornitori e degli indirizzi d'ordine è presente un campo calcolato che indica se sono presenti delle note estese. La lista delle note può essere aperta cliccando direttamente sul campo o tramite l'azione “Mostra note estese ” che si trova sotto la voce “Correlato”.

All'apertura viene mostrata una pagina per la gestione delle note. Da questa pagina è possibile:

• Inserire nuove note da modello: la funzione è abilitata solo se non sono già state inserite delle note. La funzione mostra la lista dei modelli disponibili e permette di selezionare quelli necessari.
• Inserire manualmente delle note: è possibile indicare manualmente delle note specificando il tipo e/o il sottotipo della nota. I campi tipo e sottotipo sono informativi e non obbligatori.
• Specificare per ogni riga su quali documenti deve essere gestita; per ogni tipo di documento è possibile indicare se la nota deve essere solamente in visualizzazione o se deve poter essere inserita sul documento. Questa informazione è visibile anche nel factbox laterale. Le note che non hanno un tipo di documento associato o che hanno un documento con tipo vuoto saranno visibili solo dall'anagrafica.

Nel campo “Cod. testo standard” è possibile specificare un testo standard da utilizzare alternativamente al campo “Descrizione”; l'utilizzo di questo campo permette di utilizzare note in lingua e riutilizzarle, così come sono, su più entità. 

Per ogni nota è possibile specificare un periodo di validità durante il quale la nota deve essere visualizzata/inserita sui documenti.

Utilizzo sui documenti

Sulla scheda dei documenti di vendita e acquisto è stato presente il campo “Esistono note estese”. Il campo, come sulle anagrafiche, è cliccabile e permette di accedere rapidamente alla lista delle note configurate per il documento. Le note possono essere mostrate anche dall'azione “Mostra note estese ” presente nel menù “Correlato”. Non è possibile modificare le note partendo dal documento.

Se è abilitato il corrispondente flag sul setup generale il sistema mostrerà automaticamente le note in fase di validazione del cliente/fornitore.

Nel menù “Azioni” è presente la funzione “Inserisci note estese ” che permette di riportare le note sulle righe del documento. A seconda di quanto impostato sul setup generale verranno inserite direttamente tutte le note oppure verrà mostrata all'utente la lista per la selezione delle note da inserire, in ogni caso verranno riportate in riga solamente le note che hanno come utilizzo associato al documento corrente il valore “inserisci”.