Scopri come gestire facilmente le note in modo efficiente in modo da raggiungere ogni funzione aziendale.                                                                                                                              

Descrizione modulo

Il modulo “Extended Note Management” consente una gestione avanzata delle note relative a clienti e fornitori. 

E' possibile impostare dei template da cui è possibile partire per l'inserimento delle note sulle anagrafiche. Queste, in base alla tipologia di setup impostato, verranno mostrate all'utente in fase di inserimento del documento oppure potranno essere richiamate e copiate direttamente sul documento. 

Setup

Setup note estese

Dalla pagina “Setup note estese” è possibile impostare le funzionalità di base del modulo:

• Cod. testo esteso default: in questo campo è possibile indicare un codice testo standard da utilizzare per raggruppare le note in fase di inserimento sui documenti. Con questo raggruppamento, cancellando una riga, è possibile cancellare contemporaneamente tutte le note inserite. Il campo è obbligatorio in caso di inserimento delle note sui documenti. Il testo esteso inserito in questo campo venga riportato a livello di documento quando le note cliente vengono richiamate.
• Mostra automaticamente su doc. vendita: se il flag è attivato alla validazione del nr. cliente sui documenti di vendita viene mostrato un pop-up con le note presenti a sistema per il cliente selezionato.
• Mostra automaticamente su doc. acquisto: se il flag è attivato alla validazione del nr. fornitore sui documenti di acquisto viene mostrato un pop-up con le note presenti a sistema per il fornitore selezionato.
• Consenti selezione utente in inserimento: se il flag è attivato il sistema, in fase di inserimento delle note sul documento, consente all'utente di selezionare quali note inserire tra quelle configurate con tipo “inserimento”; in caso contrario non viene chiesta nessuna conferma e il sistema inserisce automaticamente tutte le note necessarie. L'inserimento delle note sui documenti avviene sempre tramite azione dedicata.

Setup tipologie nota

Nella pagina Tipi note è possibile definire delle tipologie da utilizzare per catalogare le note:

Per ogni Tipo nota è possibile inserire alcuni Sottotipi:

I Sottotipi note non sono obbligatori, è possibile inserire una nota collegata direttamente al Tipo.

Template

Nella pagina “Template note ” è possibile definire dei template per la precompilazione delle note. 

Per ognuno di questi template, attraverso l'azione Righe template nota è possibile associate i Tipi e Sottotipi note definiti precedentemente. 

In questa sezione è possibile inserire anche delle note libere, quindi non collegata e a nessun Tipo o Sottotipo.

Funzionalità

Definizione note 

Sulla scheda del cliente, degli indirizzi alternativi, dei fornitori e degli indirizzi d'ordine è presente un campo calcolato che indica se sono presenti delle note estese. 

La lista delle note può essere aperta cliccando direttamente sul campo o tramite l'azione “Mostra note estese” che si trova sotto la voce “Correlato”.

All'apertura viene mostrata una pagina per la gestione delle note. Da questa pagina è possibile:

• Inserire nuove note da modello: tramite la funzione Collega modello è possibile visualizzare tutti i modelli codificati a sistema e scegliere quelli da riportare sul cliente. Prima di utilizzare la funzione è necessario cliccare sull'azione Nuovo. Le note del modello verranno copiate interamente e potranno essere modificate o eliminate dall'utente.

• Inserire manualmente delle note: è possibile indicare manualmente delle note specificando il tipo e/o il sottotipo della nota. I campi tipo e sottotipo sono informativi e non obbligatori.
• Specificare per ogni riga su quali documenti deve essere gestita: per ogni tipo di documento è possibile indicare se la nota deve essere solamente in visualizzazione o se deve poter essere inserita sul documento. Nel caso in cui l'utilizzo sia impostato come Inserisci, verrà comunque mostrata nel documento insieme a tutte le altre, ma in più potrà essere inserita nel corpo del documento. Questa informazione è visibile anche nel factbox laterale. Le note per cui non è stato specificato un utilizzo saranno visibili solo sull'anagrafica. 

Nel campo “Cod. testo standard” è possibile specificare un testo standard da utilizzare alternativamente al campo “Descrizione”; l'utilizzo di questo campo permette di utilizzare note in lingua e riutilizzarle, così come sono, su più entità. 

Per ogni nota è possibile specificare un periodo di validità durante il quale la nota deve essere visualizzata/inserita sui documenti.

Utilizzo sui documenti

Se all'interno del setup Setup note estese è attivo il flag Mostra automaticamente su doc. vendita (o acquisto) alla validazione del campo Nr. cliente in anagrafica verrà mostrato un pop-up in cui saranno mostrate tutte le note inserite inserite sul cliente. 

Queste potranno essere visualizzate utilizzando il campo nel tab Generale Esistono note estese oppure utilizzando l'azione presente in testata del documento Mostra note estese:

Alla validazione dell'indirizzo di spedizione, se a questo sono state associate delle note verranno aggiunte a quelle del cliente e legate all'ordine. 

Sui documenti non è possibile inserire, modificare o eliminare le note derivanti da anagrafica. 

Nel menù Azioni è presente la funzione Inserisci note estese che permette di riportare tutte le note aventi Utilizzo note = Inserisci all'interno delle righe del documento. 

Nel caso in cui sul Setup note estese è attivo il flag Consenti selezione utente in inserimento allora all'utente verrà mostrata una schermata in cui sono presenti tutti i testi inseriti sul cliente / indirizzo di spedizione (fornitore / indirizzo ordine). Da qui l'utente potrà selezionare quelli necessari e riportarli nelle righe del documento. 

Nel caso in cui la nota fosse legata ad un testo esteso questo verrà esploso come da standard. 

Se nel Setup note estese il campo Consenti selezione utente in inserimento non è attivo, usando la funzione Inserisci note estese, il sistema riporterà automaticamente all'interno delle righe documento tutte le note estese che per il documento specifico hanno un utilizzo = Inserisci.