Modulo per la modifica dei documenti registrati.                                                                                                                                                                                                                         

Descrizione modulo

Il modulo “Document Revision Tool” permette la modifica dei documenti e delle scritture contabili registrate per vendite, acquisti, assistenze e prime note. È inoltre possibile la modifica avanzata, con cancellazione del documento originario e il reinserimento di uno nuovo, sia per vendite che acquisti. Allo stesso modo, è possibile procedere anche con le scritture contabili che verranno riproposte nel giornale di registrazione. Il modulo può essere utilizzato inoltre, per la modifica massiva delle dimensioni.

Setup

Setup Generale

Il setup del modulo è gestito dalla pagina “Setup modifica doc. reg.” ricercabile a menù.

I campi da poter configurare sono:

• Nome def. reg. mod. avanzata -> Indica il template utilizzato per il suggerimento della registrazione annullata.
• Nome batch contabile mod. avanzata -> Indica il batch utilizzato per il suggerimento della registrazione annullata.
• Abilita modifica dimensioni -> Se attivo, abilita la modifica avanzata delle dimensioni. Di default, tale campo non è attivo in quanto lo standard prevede già la possibilità di modificare le dimensioni ma solamente per i movimenti C/G.

Note:

• È consigliata la creazione di un template/batch dedicato; è importante selezionare template e batch senza “Nr. serie” e senza “Nr. serie registrazione” negli omonimi campi, in modo che le scritture vengano riproposte, e registrate, con lo stesso “Nr. documento” della registrazione cancellata.

Setup utente

Recandosi nel “Setup Utente” è possibile attivare i flag per abilitare i singoli utenti alla modifica dei documenti registrati e annullamento dei movimenti e documenti registrati:

• Consenti modifica doc. reg. -> Per abilitare la sola modifica.
• Consenti modifica avanzata doc. reg. -> Per abilitare l’annullamento dei documenti registrati.
• Consenti modifica avanzata mov. reg. -> Per abilitare l’annullamento delle registrazioni contabili (non collegate ad alcun documento registrato).
• Consenti modifica dimensioni doc. reg. -> Per abilitare la modifica delle dimensioni.
   

Funzionamento

Modifica dati documenti e movimenti

È possibile modificare alcuni dati relativi ai documenti e ai movimenti registrati, utilizzando la funzione “Modifica documento”. Tale funzione è disponibile sui movimenti (C/G, contabili clienti, contabili fornitore, contabili C/C bancari) e su fatture e note credito di vendita, acquisto e assistenza (sia in scheda che in lista). Una volta eseguita, verrà visualizzata una finestra contenente tutte le informazioni modificabili. Nella parte alta, ci sono le informazioni generali, quelle relative a tutte le tipologie di documenti (es. data di registrazione). A seguire ci sono le informazioni relative alla testata dei documenti, specifiche per ogni tipologia (es. vendere-a, acquistare-da). Per finire, ci sono le righe del documento seguite dai diversi tipi di movimenti generati a seguito della registrazione (movimenti C/G, clienti, ecc).

Per rendere effettive le modifiche apportate ai campi generali e di testata, dopo aver compilato uno o più campi nella colonna “Nuovi valori”, è necessario utilizzare la funzione “Applica modifiche” prima di chiudere la finestra.
Le modifiche apportate alle righe oppure ai movimenti, per i soli campi che risultano essere modificabili (come, ad esempio, il campo Descrizione), sono invece applicate e rese effettive immediatamente, una volta lasciata la cella.

Modifica conto C/G

È possibile modificare manualmente il campo “Nr. conto C/G” direttamente dalle righe relative ai “Movimenti C/G” come indicato nella videata sottostante:

Tale modifica è sottoposta ai seguenti controlli:

• La data di registrazione del movimento che si intende modificare deve essere superiore all’ultima data stampa libro giornale.
• La data di registrazione deve essere nell’intervallo delle date consentite per le registrazioni standard (Setup utente, Setup contabilità generale, etc..).
• Il nuovo conto selezionato deve essere di tipo analitico e non deve essere bloccato.

Una volta apportata la modifica al conto, il modulo aggiornerà automaticamente i movimenti libro giornale, verificabili attraverso le righe “Movimenti giornale generale”.

Note:

• Come tutte le modifiche di riga, il dato viene salvato semplicemente uscendo dalla cella. Non è necessario usare la funzione “Applica modiche”.
• Le modifiche manuali sui conti C/G hanno effetto solamente sui movimenti C/G e sui relativi movimenti libro giornale. Nessun altro dato verrà aggiornato di conseguenza, nemmeno le eventuali righe dei documenti registrati. Se il conto originario deriva da un setup di registrazione (es. articoli, debiti, crediti, banche, etc..) le categorie che hanno portato a tale conto, non verranno aggiornate.
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Modifica documenti avanzata

La funzione di annullamento documenti è disponibile per fatture e note credito, di acquisto e vendita.

Dall’elenco dei documenti registrati, è necessario posizionarsi sul documento scelto, selezionare la funzione “Modifica documento” e, successivamente, “Mod. doc. avanzata”:
 

Dopo aver lanciato la funzione di annullamento, il modulo provvederà a cancellare il documento registrato, ogni movimento derivante dalla sua registrazione e a prepararne uno nuovo, della stessa tipologia, in temporaneo. Da qui è possibile modificarne i dati ed il contenuto, prima di procedere con la sua nuova registrazione. All’atto di contabilizzazione, il documento manterrà lo stesso “Nr. documento” della registrazione originaria.

Nel caso in cui, ai movimenti contabili cliente o fornitore relativi al documento, siano collegati dei movimenti, come ad esempio un pagamento, questi ultimi verranno riaperti (scollegandoli dal documento annullato) mentre i movimenti del documento selezionato verranno cancellati.

Note:

• Gli eventuali movimenti collegati, scollegati e riaperti con la funzione di “Mod. doc. avanzata” non verranno ricollegati automaticamente con la nuova registrazione. Pertanto, sarà cura dell’utente procedere manualmente al loro collegamento.

Documenti esclusi dal processo

Non è possibile annullare le seguenti tipologie di documenti:

• per i quali esistono movimenti IVA già liquidati o stampati.
• di acquisto o vendita, che contengono righe con Tipo = Articolo.
• di vendita, in presenza di movimenti provvigionali che siano in fase di liquidazione o già liquidati o se il costo di provvigione è stato stanziato in contabilità o in simulata.
• fatture, di acquisto o vendita, nel caso in cui queste siano presenti nelle righe di una distinta EMESSA, sia cliente che fornitore.
• in presenza di un “Registro competenze” per il quale sia stato lanciato il processo di chiusura a fine periodo fiscale.

Documento di acquisto con ritenuta

Nel caso di ritenuta creata al momento del pagamento, ed essendo quindi legata a quest’ultimo, la riga di ritenuta non verrà eliminata al momento dell’annullamento della fattura di acquisto, ma verrà semplicemente riaperta insieme al movimento relativo al pagamento. Anche in questo caso, successivamente alla registrazione della nuova fattura, il pagamento dovrà essere collegato manualmente dall’utente.

Documento con carico/spedizione abbinati

In caso di annullamento di una fattura di acquisto o vendita registrata, creata con la funzione di “Ottieni righe spedizione” / “Prendi righe carico”, verranno riaperti i relativi ordini.

Per gli acquisti, verrà restituito valore al campo “Quantità da fatturare” sull’ordine di acquisto e “Q.tà carichi non fatturata” sul carico interessato.

Per le vendite, verrà ripopolata la “Quantità da fatturare” sull’ordine di vendita e la “Q.tà spedita non fatturata” sulla spedizione.

Sarà sufficiente, nella fattura temporanea proposta, selezionare nuovamente lo specifico carico/spedizione.

Documento con cespiti

Non sarà possibile annullare il documento relativo all’acquisto di un cespite, se esistono già dei movimenti contabili cespiti, con data successiva alla sua acquisizione, ad esempio l’ammortamento. 

In caso di annullamento di un documento relativo alla cessione di un cespite, verranno cancellati i relativi movimenti contabili e, nella sua scheda, verrà restituito importo al valore contabile e svuotato il campo “Data cessione”. Nel caso siano gestiti più registri, le azioni spiegate precedentemente saranno eseguite in tutti i registri.

Documento di vendita con fatturazione elettronica

Nel caso in cui, per un documento di vendita, sia già stato generato il file xml, al momento dell’annullamento, verrà richiesta una ulteriore conferma. Scegliendo “No” l’operazione verrà interrotta; scegliendo “Si”, si potrà procedere con l’annullamento e la nuova registrazione.

Successivamente alla nuova registrazione sarà necessario generare un nuovo file xml.

Documento di vendita con provvigioni

Nel caso in cui, per un documento di vendita, la relativa provvigione risulti già liquidata o in liquidazione, oppure sia già stato stanziato il costo in contabilità o in simulata (campo “ID Competenza costo” <> 0), viene bloccata la riapertura del documento. 

Documento di acquisto derivante dal ciclo passivo 

Annullando una fattura/nota credito di acquisto registrata, derivante dal ciclo passivo della fatturazione elettronica, il relativo movimento “Log notifiche ARXivar” verrà riaperto e collegato correttamente al documento temporaneo generato.

Sul nuovo documento registrato, verrà mantenuto lo stesso “Nr. Movimento” anteprima, come avviene con il consueto giro di registrazione dalla lista dei documenti elettronici. Eventuali allegati al documento registrato verranno riportati sul nuovo documento temporaneo creato dal processo.

Movimenti C/G relativi al costo provvigioni

In cancellazione dei movimenti C/G, viene bloccata la cancellazione se uno dei movimenti è relativo ad uno stanziamento costo provvigione (ha valorizzato il campo “ID Competenza costo”).

Modifica dimensioni

È possibile inserire o modificare a posteriori le dimensioni su qualsiasi registrazione contabile.

Modifica dimensioni documento/registrazione

Per entrare nella modifica dimensioni, selezionare la registrazione/documento che si intende modificare e lanciare la funzione “Modifica documento”, la stessa utilizzata per la modifica degli altri dati:

Dalla finestra aperta, è possibile utilizzare una delle seguenti funzioni:

• Dimensioni documento -> permette di visualizzare le dimensioni riportate in testata del documento;
• Modifica dimensioni -> permette di modificare e/o inserire le dimensioni nel documento e relativi movimenti ed è disponibile solamente per fatture e note credito, di acquisto e vendita, registrate.

Nello specifico, nella “Modifica dimensioni documento”, vengono riportati i vecchi ed i nuovi valori dimensione ed alcune informazioni relative al documento.

Con la modifica delle dimensioni, verranno modificate/inserite le dimensioni per tutti i movimenti derivanti dalla registrazione, sia nel caso dei documenti che delle registrazioni contabili.

Per rendere effettive le modifiche, è necessario confermarle utilizzando la funzione “Applica modifiche”.

Il processo, in questo caso, ragiona per “sostituzione”: analizzando tutti i movimenti, sostituisce il “Vecchio valore” con il relativo “Nuovo valore” in tutte le occorrenze.

Note:

• La colonna “Vecchi valori” è popolata automaticamente solamente nel caso in cui, una determinata dimensione risulti uguale per TUTTI i movimenti interessati dalla modifica. In caso contrario verrà proposto il valore “vuoto”. È quindi possibile imputare manualmente il vecchio valore dimensione, quello che si intende modificare, ed il nuovo valore dimensione, che si intende attribuire.
• Il valore “vuoto” va considerato come un valore a tutti gli effetti. Inserendo infatti un nuovo valore in corrispondenza di un vecchio valore vuoto, il nuovo valore verrà attribuito a tutti in movimenti che, in precedenza, ne erano sprovvisti.

Modifica dimensioni movimento C/G

È infine prevista la possibilità di modifica delle dimensioni di un singolo movimento C/G, tramite la funzione di “Modifica dimensioni movimento”, presente all’interno del tab “Movimenti C/G” della pagina “Modifica dimensioni documento”:

All’interno della finestra che si apre, è possibile selezionare una delle seguenti schede, utilizzando le funzioni in basso a sinistra.

• Modifica -> riporta le attuali dimensioni presenti nel singolo movimento C/G e consente l’inserimento dei nuovi valori nella relativa colonna:

• Inserisci -> è possibile inserire le dimensioni non presenti nel movimento. È quindi necessario compilare il codice dimensione che si intende valorizzare, nella colonna “Codici dimensione”, e il valore da attribuire, nella colonna “Valori dimensione”. Per l’inserimento, non è necessario rispettare l’ordine impostato nel setup di contabilità generale.

In entrambi i casi, è necessario confermare l’operazione utilizzando la funzione “Applica modifiche”.

Inserimento testi estesi

Il modulo consente infine di inserire nuove righe descrittive all’interno di “Spedizioni vendite reg.” e “Spedizioni reso acquisti registrate”.

Per farlo, è necessario andare nel documento registrato, aprirne la scheda e posizionarsi nelle righe. Utilizzando la funzione “Nuova riga” è possibile inserire una o più righe, in qualunque posizione, all’interno del corpo del documento e popolare manualmente il campo “Descrizione”.

Dopo aver creato una riga, popolando per esempio il campo “Descrizione”, è inoltre possibile creare ulteriori righe sfruttando la gestione relativa ai “Codici testi standard”. Per le sole righe di tipo “Commento”, popolando il campo “Nr.” con uno dei valori presenti a setup, quest’ultimo verrà “esploso” e riportato sulle righe successive.

Note:

• L’inserimento, la modifica e la cancellazione sono possibili solamente per le righe con Tipo uguale a “vuoto” o “Commento”. Tutte le altre tipologie di riga non sono modificabili.