Gestione dei reclami cliente indicando articolo e documento di spedizione, se presente. Consente inoltre la gestione collegata dell'eventuale reso da cliente e l'apertura di non conformità interne.

Descrizione Modulo

Questo modulo consente la gestione di reclami clienti. 

La procedura prevede la creazione di un documento specifico dove vengono storicizzati i dati del cliente e degli articoli, viene consentito inoltre l'aggancio della spedizione di vendita registrata con sui la merce soggetta a reclamo è stata spedita. 

A seguito di verifiche è possibile generare direttamente dal reclamo:

• Ordine di reso da cliente, da cui è possibile gestire un ordine di ispezione tramite modulo qualità
• Ordine di non conformità, da cui è possibile gestire eventuali rilavorazioni

Setup

Setup Ispezione

Per la creazione dei reclami è necessario impostare all'interno del setup ispezione il numeratore ad essi associato:

Stato avanzamento

Per poter tenere sotto controllo l'avanzamento della riga di reclamo è possibile utilizzare lo Stato di avanzamento.

Questi sono inseribili all'interno della tabella omonima ricercabile da menu:

Causali di reso

All'interno della tabella standard Causali di reso è possibile indicare le causali di reso.

Queste possono essere indicate all'interno delle righe di reclamo prima della creazione del reso cliente, su cui verranno riportate:

Funzionalità

Reclami

La creazione del documento reclamo avviene direttamente dalla lista, ricercabile a menu:

Quindi è possibile scegliere il cliente all'interno del campo “Vendere a - nr. cliente”, automaticamente verranno ripresi i dati dalla sua anagrafica e anche i dati del relativo cliente di fatturazione come da standard. Quest'ultimo potrà, se necessario, essere modificato manualmente sul documento:

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Il Vendere a - Nr. cliente in testata del reclamo potrà essere modificato fintanto che non ci sono delle righe collegate ad una spedizione di vendita.

All'interno della sezione Generale sono presenti anche altre informazioni

• Vs. riferimento: campo di testo dove è possibile inserire il riferimento al documento cliente
• Data inserimento: data inserimento reclamo, popolato automaticamente alla creazione
• Data di registrazione: data di riferimento per i documenti generati a partire dal reclamo
• Cod. lingua: lingua del documento, ripresa dall'anagrafica del cliente
• Cod. agente: agente di riferimento, ripreso dall'anagrafica del cliente
• Cod. ubicazione e cod. collocazione: ubicazione e collocazione (se necessaria) in cui verrà gestito il reclamo
• Causale
• Data Reclamo: è possibile indicare la data in cui è stato ricevuto il reclamo, non necessariamente dovrà coincidere con la data di inserimento a sistema
• Nr. documento esterno: campo di testo in cui è possibile inserire il Nr. del documento cliente in caso di rientro della merce

Le righe all'interno del reclamo possono essere gestite in due differenti modi:

• Compilazione manuale
• Compilazione manuale e collegamento a spedizione di vendita
• Prendi righe di spedizione

Compilazione manuale 

Nel caso in cui non si abbia un riferimento alla spedizione di vendita con cui è stata spedita la merce soggetta a reclamo è possibile inserire le righe manualmente, inserendo:

• Tipo: è possibile scegliere la stessa tipologia di righe presente all'interno dei documenti standard (Commento, Conto CG, Articolo, Risorsa, Cespiti, Addebito (articolo), Conto allocazione, Sottoscrizioni)
• Nr.: in riferimento alla tipologia scelta nel campo precedente è possibile scegliere un articolo, un conto CG…
• Cod. Variante: utilizzabile nel caso in cui la riga è di tipo articolo e l'articolo preveda la gestione delle varianti
• Descrizione
• Quantità
• Cod. unità di misura
• Cod. ubicazione e cod. collocazione: vengono ripresi dalla testata del documento, possono poi essere cambiati sulla singola riga
• Data reclamo: viene presa dalla testata 
• Data carico prevista: è possibile inserire una data di carico prevista per il reso del cliente
• Nr. seriale e Nr. lotto: è possibile inserire la tracciabilità del prezzo sopposto a reclamo
• Data garanzia: indica qui la data di scadenza della garanzia stipulata con il cliente, da inserire a mano
• Data scadenza: indica la data di scadenza del lotto e seriale
• Cod. e descrizione causa di reso: indica la causa dell'eventuale reso 
• Nr. non conformità: viene popolata automaticamente nel momento in cui viene generata la non conformità dalla riga di reclamo
• Cod. e descrizione stato avanzamento: consente di gestire manualmente lo stato di avanzamento della riga

Compilazione manuale e collegamento a spedizione di vendita

Dopo aver effettuato la compilazione manuale della riga come descritto nel paragrafo precedente è possibile effettuare un collegamento ad una spedizione di vendita.

Per farlo utilizzare la funzione “Prendi righe di spedizione” tenendo selezionata la riga che si vuole agganciare:

Verrà aperta una schermata che mostra le righe di spedizione filtrate per:

• Vendere a - Nr cliente
• Nr. articolo
• Cod. variante
• Qtà spedita non resa > 0

Da qui è possibile andare a seleziona una sola riga di spedizione.

Confermando verrà impostato il Nr. spedizione e il Nr. righe spedizione della riga di reclamo selezionata:

Nel caso in cui venga scelta una riga di spedizione con Quantità < rispetto alla quantità inserita nella riga di reclamo verrà mostrato un errore.

Dopo aver selezionato una riga di spedizione sarà ancora possibile modificare la quantità sulla riga di reclamo, senza superare la quantità della riga di spedizione collegata. 

Nel caso in cui venga selezionata una riga di spedizione con gestione di Nr. lotto o seriale verrà portato sulla riga di documento anche la tracciabilità, compresa la data di scadenza, se prevista. 

Prendi righe di spedizione

Posizionandosi su una riga non ancora popolata è possibile procedere alla compilazione utilizzando la funzione “Prendi righe di spedizione”.

In questo caso i filtri saranno:

• Vendere a - Nr cliente
• Qtà spedita non resa > 0

I filtri potranno poi essere impostati successivamente a mano:

In questo caso sarà possibile selezionare più righe contemporaneamente.

Confermando verrà pre-popolata automaticamente la riga / le righe:

In questo caso anche la quantità verrà pre-popolata in base a quella presente in riga spedizione, potrà poi essere modificata manualmente stando sempre sotto alla quantità originariamente spedita. 

Rilascio e riapri

Seguendo le procedure standard, in testata del reclamo è presente una funzione di Rilascio che consente di rendere non modificabile il reclamo:

Per poter effettuare le modifiche è necessario avere quindi le autorizzazioni alla riapertura del reclamo con la funzione Riapri.

Se il reclamo non è Rilasciato non sarà possibile generare un ordine di reso da cliente o una non conformità.

Reso cliente

Nel momento in cui si rende necessario un reso da cliente è possibile generare il documento direttamente dal reclamo in modo che questi restano collegati. 

Un reclamo corrisponderà sempre ad un ordine di reso cliente. 

Per creare il reso utilizzare la funzione “Crea Ordine Reso” presente in testata del reclamo:

Andrà specificata per ogni riga di reclamo una causale di reso, altrimenti uscirà questo errore:

Una inseriti tutti i dettagli verrà generato un ordine di reso vendita intestato Vendere a - Nr. cliente e nelle righe le stesse presenti all'interno del reclamo:

Sulla testata del reclamo viene quindi inserito il Nr. dell'ordine di reso in modo che utilizzando la funzione “Ordine di reso” sia possibile riaprire direttamente il documento:

Alla registrazione del carico di reso dall'ordine creato da reclamo verrà storicizzato anche il Nr. del carico in testata:

Non conformità

Le non conformità da reclamo possono essere create direttamente dalla riga del documento. 

La funzione “Crea ordine di non conformità” consente di generare una non conformità per riga:

Creando la non conformità sulla riga viene popolato il campo Nr. non conformità:

Da qui in poi non sarà più possibile utilizzare la funzione “Crea ordine di non conformità” ma si potrà usare la “Apri ordine di non conformità” che consente di aprire il documento collegato alla riga di reclamo.

Per la gestione della non conformità si rimanda alla documentazione “Qualità” presente su questo portale.